Efektivní provoz moderní restaurace není možný bez správných nástrojů. Pokud jste ještě nikdy nepoužívali POS systém, poradíme vám, jak vybrat ten správný. Představíme vám základní typy i funkce, kterými by měl restaurační POS systém disponovat.
Software: Cloudový, nebo on-premise
Nejvýznamnější rozdíl, kterému je třeba porozumět, představuje odlišnost mezi cloudovým a on-premise softwarem. Tyto dva termíny popisují základní technologii, která se používá k vytváření daných typů softwarů. Může to znít složitě, ale ve skutečnosti je to docela jednoduché.
On-premise POS software je nainstalován v počítači, který je fyzicky umístěný ve vaší restauraci. Je doslova v prostorách vaší firmy. Jedná se o poněkud zastaralý způsob vytváření a nákupu softwaru, ale někteří obchodníci ho stále preferují. Zde je několik dalších vlastností, které jsou pro on-premise software příznačné:
- Nákladnost. Licence na software se pohybují v tisících korun. Pokud navíc budete chtít získat přístup k nejnovějším funkcím, je nezbytné koupit každou novou verzi, která vyjde.
- Komplexní aktualizace. Softwarovému systému obvykle chybí použitelnost nového softwaru, v důsledku čehož je instalace aktualizací složitým procesem.
- Technická podpora není zahrnuta. Chcete-li zákaznickou podporu, očekávejte, že si buď předem zakoupíte balíček hodin podpory, nebo zaplatíte za jakoukoli pomoc, kterou budete potřebovat.
- Zákazník snáší všechna rizika výpadků hardwaru, které by mohly způsobit poškození databází. Znovuobnovení systému při výpadku trvá obvykle déle (vzhledem k době potřebné pro fyzický příchod technika a samotné odstranění problému).
Alternativou je cloudový software. Ten je umístěn v řadě serverů v offsite datovém centru (provozuje ho prodejce nebo ho pronajímá od jiné společnosti). Pokud váš software hostuje „v cloudu“, můžete se k němu dostat kdykoli a téměř na jakémkoli zařízení, stačí mít připojení na internet.
Zmiňme některá specifika týkající se softwaru založeného na cloudu:
- Cenově dostupný. Obvykle ho hradíte formou měsíčního předplatného. Právě díky nízkému měsíčnímu poplatku jsou tyto POS systémy dosažitelné pro obchodníky, kteří si nemohou dovolit počáteční náklady na software on-premise.
- Jednoduché aktualizace. Vzhledem k tomu, že za software platíte měsíčně, jsou do této ceny obvykle zahrnuty i nové verze a například i zabezpečení dat. Nemusíte navíc udržovat svůj vlastní server.
- Zahrnutá technická podpora. Další velkou výhodou cloudového softwaru je, že obvykle obsahuje zákaznickou podporu jako součást nákladů na předplatné softwaru.
- Datové centrum je monitorované, aplikace jsou udržované z pohledu funkčnosti a dodržování platné legislativy, použité hardwarové technologie jsou na vysoké úrovni. Software založený na cloudu je tedy bezpečnějším a spolehlivějším řešením – na rozdíl od provozování aplikace „u sebe“
U většiny majitelů restaurací, především těch menších a středních, převyšují výhody cloudového POS řešení jakékoli marginální výhody vyplývající z používání softwaru on-premise. A právě proto považujeme cloudovou variantu za logickou první volbu.
Hardwarové vybavení
Další velkou výhodou cloudového POS je hardware, na kterém funguje a s kterým jej používáte. Software on-premise obvykle funguje na hardwaru, který je drahý a proprietární. Obrovské POS terminály s dotykovou obrazovkou, jaké vidíte v restauračních sítích, jsou skvělým příkladem. Pokud se u vás vyskytne jakýkoli problém s tímto hardwarem, budete muset zavolat konkrétní opravářskou službu nebo objednat nové vybavení. Ale než dorazí, může to trvat několik dní. Když ale nemáte funkční systém prodeje, je obtížné podnikat.
Cloudové POS systémy obvykle fungují na standardním hardwaru, který si můžete pořídit v běžném obchodě s elektronikou. Nejčastějším příkladem je tablet. Některá řešení se nacházejí i ve vašem prohlížeči a lze je použít v notebooku, stolním počítači nebo telefonu. Výhodou je, že nový hardware je vždy po ruce, obvykle je velmi cenově dostupný a bývá uživatelsky přívětivější a spolehlivější.
Kromě tabletu nebo počítače, které budou fungovat jako váš terminál (oblast, kde obsluha čeká na objednávky a tiskové kontroly), byste měli zvážit i následující zařízení:
- Platební terminál. Zvolte možnost, která vám umožní přijímat co nejširší škálu platebních metod, například transakce kreditní a debetní kartou, bezkontaktní platby a dárkové karty. Obvykle má zabudovanou i tiskárnu účtenek. Alternativou je mobilní pokladna se zabudovaným terminálem.
- Kuchyňská tiskárna. Umožňuje zaslat vašemu kuchyňskému personálu objednávku, která se rovnou vytiskne. Tím se zkrátí čas potřebný k zahájení vyřizování objednávky a zabrání se chybám způsobeným například chaotickým rukopisem personálu.
- Kuchyňský displej. Funguje na stejných principech jako kuchyňská tiskárna. Rozdíl je v tom, že objednávka nebude na papíře, ale bude zobrazena na obrazovce.
V závislosti na druhu provozovny pro vás může být užitečné i toto vybavení:
- Samoobslužný kiosek. Zákazníci si pomocí něj mohou vytvořit objednávky sami. Zredukuje to práci vašemu personálu a zároveň dokážete obsloužit více hostů najednou.
- Bufetový vyvolávací systém s výdejním displejem. Pokud se chystáte provozovat podnik bufetového typu, jedná se o skvělé řešení, jak zefektivnit procesy. Funguje to jednoduše. V režimu výdejního okénka se na účtence při každé objednávce vytiskne i pořadové číslo, na jehož základě zákazník sleduje stav své objednávky na displeji.
Je důležité si uvědomit, že si pravděpodobně můžete vystačit s jednou kuchyňskou tiskárnou nebo kuchyňským displejem, možná ale budete chtít více POS terminálů a čteček karet. Máte-li velkou restauraci nebo samostatný bar a restaurační prostory, může to vašemu týmu zjednodušit život a vám pomoci pracovat efektivněji
Zdroj: Blog iKelp POS Mobile
Funkce restauračního systému
Když už jsme si prošli zastřešující softwarové a hardwarové komponenty, je čas ponořit se do specifických funkcí, které jakýkoli vysoce kvalitní restaurační POS systém musí mít.
Mobilní číšník
Promptnost je v restauračních službách vším. Pokud nemůžete nabídnout rychlé a přátelské služby, pak vaši hosté začnou trávit páteční večery jinde. Čím rychleji mohou číšníci zadat objednávku, tím rychleji ji kuchaři mohou začít připravovat. V tomto jsme je pro práci v terénu ideální tzv. mobilní číšník. Jedná se o aplikaci, kterou máte nainstalovanou v telefonu nebo tabletu, a tudíž ji můžete mít stále po ruce. Požadavky svých hostů s ní vyřídíte odkudkoli a velmi rychle. Důležité je, aby měla přehledné a snadno čitelné rozložení. Nalezení konkrétních pokrmů a nápojů by mělo být rychlé.
TIP: Vyzkoušejte aplikaci iKelp POS Mobile. Jednoduché ovládání a superrychlá obsluha jsou zárukou spokojenosti vašich zákazníků.
Správa zásob vytvořená pro restaurace
Jednou z chyb, které se dopouštějí někteří noví majitelé restaurací, je výběr systému POS, který je sice pro maloobchodníky výhodnější, ale chybí mu funkce specifické pro restaurace. Nikde to není vidět víc než v případě nástrojů určených na správu inventáře. Ujistěte se, že váš systém obsahuje funkce, které vám pomohou spravovat pokrmy a nápoje, ne maloobchodní produkty. A to navzdory tomu, že mohou mít něco společného. Hledejte například:
- Funkce „Suroviny/Ingredience“. Pomocí ní spravujete zásoby potřebné pro vaše pokrmy sledováním jednotlivých složek použitých při jejich výrobě. Například sendvič lze spravovat pomocí množství masa, sýra, chleba, zeleniny a zálivek určených k jeho přípravě.
- Změnit pořadí spouštěčů. Umožňuje vám nastavit upozornění, která vám připomenou, abyste při nízkém stavu konkrétní položky nebo položek doobjednali zásoby. Je to perfektní k zajištění toho, že budete mít vždy to, co potřebujete k výrobě svých nejoblíbenějších jídel a nápojů.
- Hromadné aktualizace. Namísto přidání nebo aktualizace inventáře podle jednotlivé položky nebo složky vám hromadné aktualizace umožní provádět změny více složek najednou pomocí souboru CSV.
- Jednoduchá a rychlá inventura. Usnadňuje kontrolu zásob, dává automatická doporučení a reporty, zaměřuje se na klíčové rozdíly, takže nemusíte procházet stovky položek.
Ostatní moderní a praktické funkce a aplikace
Restaurační systémy dnes již nabízejí řadu doplňujících funkcionalit, které neodmyslitelně patří k moderním gastro provozovnám. Kromě výše jmenovaných za zmínku určitě stojí i následující funkce a aplikace:
• Inteligentní stůl. QR kód umístěný na stole výraznou měrou přispívá k efektivnímu chodu provozovny. Jedná se o pohodlný způsob zobrazování vaší nabídky (která se navíc dá snadno dle situace a potřeby aktualizovat, na rozdíl od vytištěného jídelníčku), přivolání obsluhy či vyžádání účtenky. Umožňuje zákazníkovi i okamžitou platbu.
• Objednávkový online systém. Využijete ho v případě, že chcete dělat rozvoz. Stačí si nainstalovat aplikaci Donáška do jakéhokoli zařízení, aktivovat účet, nahrát jídla a nápoje a umístit tlačítko s odkazem na jídelníček na svůj web nebo facebookový profil. Můžete ji propojit také na donáškové portály, jako jsou například Bolt a Wolt.
• Aplikace Kurýr. Díky ní si váš řidič v telefonu nebo tabletu seřadí objednávky dle naplánované trasy, spustí si navigaci a automaticky se mu vyplní adresa místa doručení. Zavolat zákazníkovi může jedním klepnutím.
• Věrnostní systémy. Pomocí nich získáte vlastní databázi zákazníků, můžete sledovat nákupní zvyklosti a dělat cílený marketing k podpoře prodeje.
• Funkce pro nastavování a poskytování slev, kuponů a akcí vám umožní přilákat nové zákazníky a udržet si ty stálé.
Tip na závěr
Investice do hardwarového a softwarového vybavení je pro efektivní fungování podniku nutností. Není ale potřeba, abyste si ho kupovali. Možností je i pronájem, který má vícero výhod, hlavně pokud hardware spolu se softwarem pronajmete od jednoho prodejce. Snížíte počáteční náklady, máte záruku kompatibility a za funkčnost odpovídá pronajímatel, který vám v případě potřeby dokáže rychle poskytnout technickou pomoc. Více o plusech pronájmu se můžete dočíst v našem článku Nekupujte drahý pokladní systém, pronajměte si ho levně a výhodně.