Modul banky - Import, export výpisov z banky

V tomto návode Vám bližšie popíšeme modul banky a jeho možnosti v aplikácii iKelp Predajca. Modul banky v prvom rade slúži na výrazné zjednodušenie práce s financiami v prípade, že evidujete veľké množstvo faktúr či už Vami vystavených alebo dodaných od dodávateľov. Tento modul Vám umožňuje naiportovať elektronický výpis priamo do aplikácie a ak pri platbách boli správne nastavené údaje ako VS a pod. dôjde k automatickému spárovaniu platby s konkrétnym dokladom. Výrazne je tak ušetrený čas potrebný na ručné nahadzovanie úhrad a stačí doriešiť len tie, ktoré z nejakého dôvodu nedokázal systém automaticky spárovať.

Pozor, aplikácia automaticky spáruje len platby, kde dátum splatnosti dokladu a dátum uhradenia je menší ako 90 dní. V opačnom prípade je potrebné doriešiť spárovanie platieb ručne. Je to z dôvodu kontroly prijatých platieb, aby nedochádzalo k mylnému párovaniu platieb napr. pri opakujúcich sa VS.

Popis situácie

Vystavujete v aplikácii faktúry pre Vašich odberateľov a oni tieto doklady uhrádzajú bankovým prevodom. Môžte požiadať Vašu banku o zasielanie elektronických výpisov, ktoré je následne jednoduchým spôsobom možné naimportovať do aplikácie.

Aktuálne sú v aplikácii iKelp podporované tieto banky:

• Slovenská sporiteľňa
• Tatrabanka
• mBank
• OTP Banka
• UniCredit Bank
• Volksbank

Potrebné nastavenia

Pre správne fungovanie je potrebné vykonať tieto nastavenia:

1. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
2. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Financie -> Bankové účty (Je potrebné doplniť správne údaje o bankovom účte. Číslo účtu zadajte v tvare "číslo účtu/kód banky". Bližšie informácie o spôsobe vytvorenia bankového účtu ako aj ostatné detaily týkajúce sa daného nastavenia sa dočítate v návode Nastavenie - Financie - vytvorenie bankového účtu (pokladne))
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Rozšírenia.
1. Kliknite na tlačidlo Pridať.
2. Z ponuky vyberte možnosť Banky. (Používanie modulu banky je podmienené zakúpením potrebnej licencie. Ak toto rozšírenie nemáte v ponuke, je potrebné sa obrátit na dodávateľa softvérovej licencie zo žiadosťou o jej rozšírenie)

Scenár použitia

Import výpisu z banky

1. Vyberte menu Financie -> Bankové účty, zobrazí sa okno zo zoznamom bankových účtov.
2. Vyberte bankový účet na ktorý budete importovať výpis a kliknite na tlačidlo Záznamy.
3. Import zo súboru vyberite kliknutím na tlačidlo "I" v spodnej lište zobrazeného okna a z ponuky vyberte požadovanú banku. (Každá banka má vlastný formát elektronického výpisu, preto je potrebné vybrať správnu banku.)
4. Následne vyberte súbor z Vášho počítača ktorý chcete naimportovať, výber potvrdíte kliknutím na tlačidlo Otvoriť 
5. Zobrazí sa okno s jednotlivými úhradami ktoré sa na danom výpise nachádzajú, v pravej časti je zobrazený detail daného pohybu.
6. Pravým tlačidlom myši označte všetky pohyby, tieto budú nasledne naimportované do financií.
7. Pohyby označte jednotlivo alebo hromadne kliknutím pravého tlačidla myši, následne do stĺpca "Číslo" kliknite pravým tlačidlom a vyberte z ponuky možnosť "Zápis záznamov". Potvrďte import označených položiek.
1. Naimportované pohyby automaticky zmenia stav z "Načítaná" na "Zapísaná". (Bližšie informácie o importe daného pohybu zistíte kliknutím na žltý lístoček pri konkrétnom bankovom pohybe.)
8. Po naimportovaní sa zobrazí formulár financií s jednotlivými úhradami.

Stavy úhrad

Po naimportovaní výpisu do aplikácie sa môže stať, že sa aplikácii nepodarí správne spárovať úhradu s konkrétnym dokladom / faktúrou, preto je potrebné túto situáciu doriešiť ručne. (Táto potreba vzniká najčastejšie vtedy, ak nebola pri platbe zadaná správna suma, variabilný symbol je zlý, alebo nie je vôbec vyplnený a pod.)

• 1 - Zapísaná - naimportovaná úhrada má tento stav v prípade, že aplikácia nedokázala na základe údajov z úhrady spárovať úhradu s konkrétnym dokladom. Kliknutím na tlačidlo Upraviť, otvoríte daný záznam na editáciu, kde sa Vám zobrazia údaje na základe ktorých je možné spárovať úhradu ručne.
• 2 - Spracovaná - to tohto stavu zmení úhradu automaticky systém po tom, čo je platba úspešne na základe VS a sumy spárovaná s konkrétnym dokladom.
• 3 - Platná - príslušný stav môže záznamu zmeniť obsluha pri dodatočnej kontrole údajov na základe bankového výpisu. Ak napr. došlo k nespárovaniu úhrady s dokladom, pri ručnej úprave je možné nastaviť záznamu tento stav aby bolo jasné, že k vysporiadaniu úhrady zásahom osoby zodpovednej za evidenciu bankových výpisov.
• 4 - Doriešiť - platbu sa podarilo spárovať s dokladom, avšak na doklade nesedí napr. suma úhrady. Táto môže byť napr. nižšia alebo vyššia ako je hodnota dokladu a je teda potrebné tento záznam doriešiť ručne.

Export podkladov k úhrade

 by Ing. Lukáš Krajčír