Predaj - pokladňa - vklad, výber, uzávierka

Spravidla prebieha bežný obchodný deň nasledovne:

• Ranný vklad hotovosti
• Účtovanie pokladničných dokladov (predaj)
• Vklady a výbery počas dňa
• Denná uzávierka

Ranný vklad hotovosti

Zákon č. 289/2008 Z.z. v znení neskorších predpisov ("fiskálny zákon") ukladá povinnosť evidovať stav v peňažnej zásuvke. Aby Vám aplikácia a fiskálna tlačiareň správne počítali finančný stav v peňažnej zásuvke, je potrebné ráno pred začatím predaja vykonať vklad hotovosti. Túto operáciu je potrebné vykonať v aplikácii (ak máte registračnú pokladnicu (teda nie len fiskálnu tlačiareň) vklad hotovosti vykonáte aj v aplikácii aj na registračnej pokladnici, pretože väčšina registračných pokladníc nepodporuje vklad hotovosti cez počítač a musí byť spravený ručne).

Ranný vklad je potrebné vykonať, pretože posledná denná uzávierka vynulovala hotovosť v peňažnej zásuvke v aplikácii aj vo fisklánej tlačiarni (registračnej pokladnici).

Postup vykonania ranného vkladu hotovosti sa nelíši od bežného vkladu (prípadne výberu) hotovosti. V nasledujúcej kapitole si opíšeme ako sa vykoná vklad a výber hotovosti.

Vykonanie ranného vkladu sa nelíši od bežného vkladu (alebo výberu) počas dňa.

Vklad a výber hotovosti

Každý vklad/výber hotovosti musí byť vo fiskálnej tlačiarni (registračnej pokladnici) aj v aplikácii zaznamenaný.

• Ak vlastníte fiskálnu tlačiareň, potom vklad/výber hotovosti vykonáte len v aplikácii, ktorá zabezpečí zápis vkladu/výberu do fiskálnej tlačiarne a vytlačenie príslušného dokladu
• Ak vlastníte registračnú pokladnicu, potom je potrebné vykonať vklad/výber hotovosti zvlášť v aplikácii a zvlášť na registračnej pokladnici

Vklad/výber vykonáte podľa nasledovného postupu:

• V spodnej časti okna Predaj kliknite na tlačidlo Pokladňa, aby sa otvorilo okno pokladne
• Prepnite sa zo záložky Sumár na záložku Záznamy
• Kliknite na tlačidlo Pridať v spodnej časti okna v časti Úkony
• Vyberte jednu z možnosti Vklad do pokladne alebo Výber z pokladne
• Aplikácia Vás vyzve na potvrdenie operácie (stlačte Áno) a následne sa Vás opýta na zadanie sumy, ktorú chcete vložiť/vybrať
• Ďalej zadajte dôvod výberu. Napríklad "ranny vkald". Po potvrdení operácie bude vklad/výber zapísaný.
• Ak je pripojená fiskálna tlačiareň (alebo registračná pokladnica s podporou vkladu/výberu hotovosti cez počítač), potom sa vytlačí príslušný doklad. Ak zariadenie nepodporuje vykonanie vkladu/výberu cez počítač, je potrebné vykonať vklad/výber na zariadení (návod ako vykonať vklad/výber na zariadení nájdete v príručke k zariadeniu).

Denná uzávierka

Na konci dňa je potrebné vyhotoviť dennú (Z) uzávierku. Dennú uzávierku vykonáte v dvoch krokoch, ktoré si neskôr detailnejšie popíšeme:

• Vytlačíte priebežnú dennú (X) uzávierku a porovnáte informácie na uzávierke s aplikáciou
• Vytlačíte dennú (Z) uzávierku, čím sa vynuluje stav v aplikácii aj v pokladni a všetko je pripravené do nového obchodného dňa

Najprv je potrebné vytlačiť priebežnú dennú (X) uzávierku. Túto uzávierku môžete tlačiť priebežne počas dňa, ak potrebujete skontrolovať napríklad stav hotovosti v pokladničnej zásuvke.

• Otvote okno Pokladňa (kliknite na tlačidlo Pokladňa v spodnej časti Úkony v okne Predaj)
• Kliknite na tlačidlo On-line (tlačidlo sa nachádza na záložke Sumár, ktorá je po otvorení prednastavená)
• Zobrazí sa panel s funkciami pre on-line predaj. Na tomto panely stlačte tlačidlo Uzávierka X - na zariadení sa vytlačí priebežná uzávierka

Na obrázku pokladne si všimnite rozpis sumáru platidiel (horná tabuľka) a rozpis sumáru jednotlivých druhov (dolná tabuľka)

Teraz je potrebné porovnať informácie na priebežnej dennej (X) uzávierke a s aplikáciou.

• Zdaniteľný obrat z X uzávierky porovnajte so zdaniteľným obratom zobrazeným v pravej časti okna Pokladňa nad mincovkou. Hodnota by mala byť rovnaká.

  • Ak hodnota nie je rovnaká, obyčajne to znamená, že niektorý pokladničný doklad účtovaný počas obchodného dňa nebol pokladnicou zaznamenaný (došlo k výpadku napájania v čase tlače dokladu, minul sa papier v tlačiarni,...). V takom prípade je potrebné tento doklad nájsť v okne Doklady a vykonať duplicitný export (teda odoslanie dokladu na zariadenie) daného dokladu. Viac sa dozviete v článku Doklady - duplicitný export.
  • Rozdiel v zdaniteľnom obrate je závažný a mali by ste vedieť prečo vznikol a mali by ste ho odstrániť.

• Porovnajte rozpis platidiel X-uzávierky so sumárom platidiel v aplikácii, ktorý je zobrazený v okne v hornej tabuľke. Rozpis platidiel je sumár jednotlivých druhov platby - terminálom, šekom, hotovosťou...

  • Ak vznikol rozdiel v platidlách, najčastejšie je to spôsobené nesprávnym zadaním spôsobu platby pri ukončení predaja.
  • Nie všetky zariadenia ponúkajú na X-uzávierke rozpis platidiel.
  • Rozdiel v platidlách nie je závažný a ak vznikol a viete príčinu jeho vzniku, vo väčšine prípadov nie je potrebné vyriešiť ho. Nastane to napríklad ak zákazník po ukončení predaja zmení spôsob platenia (pretože zabudol kreditnú kartu doma).
  • Ak vznikol rozdiel v platidlách, je veľmi pravdepodobné, že tento rozdiel bude zanesený aj do rozdielu v kontrole mincovky (ďalší bod kontroly)

• Porovnajte hotovosť v pokladničnej zásuvke. Do mincovky v pravej časti okna zapíšte počty jednotlivých bankoviek a mincí v pokladničnej zásuvke. Pod mincovkou je Celkom mincovka kde sa počíta sumár mincovky a pod ňou je Rozdiel medzi mincovkou a Celkom hotovosťou nad mincovkou. V ideálnom stave je rozdiel nulový.

  • Ak je rozdiel kladný, znamená to, že v peňažnej zásuvke máte viac hotovosti, ako eviduje aplikácia. Ak je rozdiel záporný, znamená to, že Vám hotovosť v peňažnej zásuvke chýba.
  • Ak vznikol rozdiel v hotovosti, tento môže mať rôzne dôvody: zákazník Vám dal nesprávne hotovosť, nesprávne ste hotovosť vydali, niekto vybral/vložil hotovosť do pokladničnej zásuvky bez príslušnej evidencie, pri ukončení predaja ste nezadali (alebo zadali nesprávne) platbu iným platidlom (terminálom, šekom...)

Po kontrole stavu aplikácie a registračnej pokladne (fiskálnej tlačiarne) môžete vykonať dennú uzávierku.

• Kliknite na tlačidlo On-line (v spodnej časti okna v časti Úkony)
• Na zobrazenom panely zvoľte Uzávierka Z
• Aplikácia sa Vás opýta, či chcete vykonať dennú uzávierku a denná uzávierka sa následne vytlačí

• Vykonanie dennej uzávierky vynuluje denný finančný stav v pokladni aj v aplikácii a ďalší obchodný deň sa začína s nulovým stavom platidiel a s nulovým stavom hotovosti v pokladničnej zásuvke

Všimnite si, že v hornej časti okna je vypnutý filter A (len aktívne). Ak by bol tento filter zapnutý, nevideli by sme žiadne záznamy, pretože denná uzávierka deaktivuje záznamy, ktoré uzatvára.

Všimnite si, že v sumároch pribudla záporná hodnota dennej uzávierky, ktorá vynulovala pokladňu. Keďže sa nezasahuje do ostatných hodnôt, môžete sa vždy vrátiť k informáciám denných uzávierok.

Na panely On-line vidíte ďalšie tlačidlá, ktoré si teraz priblížime.

• Kópia posl. - kópia posledného dokladu vytlačí na zariadení kópiu posledného dokladu (pokladničného dokladu, dennej uzávierky, vkladu/výberu hotovosti)
• Kóbia bl. - po zadaní dátumu a čísla dokladu vytlačí zariadenie kópiu požadovaného dokladu (podporujú len niektoré fiskálne tlačiarne)
• Kópia Z - vytlačí kópiu poslednej dennej uzávierky
• Uzávierka X - vytlačí priebežnú dennú (X) uzávierku
• Uzávierka Z - vytlačí ostrú dennú (Z) uzávierku
• LEN na ZARIADENÍ - Uzávierka Z- vytlačí ostrú dennú (Z) uzávierku na zariadení, pričom aplikácia túto operáciu nijako nezaeviduje (nevynuluje vlastné počítadlá)
  • Táto operácia sa v bežnej praxi nepoužíva. Používa sa len pri riešení problémových stavov (odpojenie napájania, chýbajúci papier v tlačiarni)
  • Tlačidlo je vidieť len ak má prihlásený užívateľa právo vykonať uzávierky nezávisle v aplikácii a na zariadení. Prednastavené je to zakázané.
• LEN v APLIKÁCII - Uzávierka Z- vykoná ostrú dennú (Z) uzávierky v aplikácii (teda vynuluje počítadlá aplikácie) pričom zariadenie túto operáciu nijako nezaeviduje
  • Táto operácia sa v bežnej praxi nepoužíva. Používa sa len pri riešení problémových stavov (odpojenie napájania, chýbajúci papier v tlačiarni)
  • Tlačidlo je vidieť len ak má prihlásený užívateľa právo vykonať uzávierky nezávisle v aplikácii a na zariadení. Prednastavené je to zakázané.

Pre všetky tieto tlačidlá platí, že ak zariadenie (registračná pokladnica alebo fiskálny modul) nepodporuje vykonanie danej operácie cez počítač, je potrebné danú operáciu vykonať ručne.

Zabudol som spraviť uzávierku na konci dňa

 by Stanislav Javorský