Servis ERP - evidencia plomb

V tomto článku sa budeme venovať evidencii plomb. Článok je primárne určený servisným organizáciám elektronických registračných pokladníc (ERP), avšak rovnakým spôsobom ako servisné organizácie ERP môžu plomby evidovať aj iné organizácie. Iné organizácie (teda nie tie servisné) si môžu vo väčšej miere samé upraviť, ktorú evidenciu plomb budú robiť a ktorú nie. Takže i keď sa v článku primárne venujeme servisným organizáciám, je vhodný aj evidovanie plomb iných zariadení.

Pre servisnú organizáciu platí, že musí evidovať plomby tak, aby splnila požiadavky zákona č. 289/2008 Z.z. v znení neskorších predpisov ("fiskálny zákon"). Tento zákon ukladá servisnej organizácii viesť evidenciu použitých plomb a predkladať zúčtovanie odberu a použitia prevzatých plomb. Tento článok bude opisovať evidenciu plomb tak, aby vo výsledku bolo jednoduché aplikáciou jednoducho vytlačiť spomenuté zúčtovanie. Popis ako vytvoriť zúčtovanie je opísaný v článku: Servis ERP - zúčtovanie odberu a použitia prevzatých plomb.

S evidenciou plomb súvisí aj článok: Servis ERP: poškodená plomba a jej zničenie, ktorý podrobnejšie opisuje problematiku zničenia plomby tak, aby bolo zúčtovanie vytlačené správne.

Predtým, ako sa pustíte do čítania tohto návodu, mali by ste mať zvládnutú problematiku evidencie servisných dokladov v aplikácii. Popis evidencie servisných dokladov nájdete v článku Servis - predstavenie a prvá oprava.

V tomto článku budeme vychádzať z nastavenia rôznych druhov a z celkového nastavenia modulu servis tak, ako to opisuje tento článok: Servis ERP - nastavenia.

Priebeh evidencie plomb

V bodoch si po rade zhrnieme všetky úkony, pri ktorých sa stretávame s evidenciou plomb:

• Uvedenie zariadenia do prevádzky. V tomto momente sa na zariadenie plomba nalepí. 
  • V aplikácii vytvoríte servisný doklad, nastavíte mu plombu a vyúčtujete ho.
• Vykonávate opravu zariadenia, ak sa poškodí, pravidelnú údržbu alebo výmenu batérie. Plombu roztrhnete a nalepíte novú. 
  • V aplikácii vytvoríte servisný doklad, nastavíte mu plombu a vyúčtujete ho.
• Ukončenie prevádzky zariadenia. Plombu roztrhnete.
  • V aplikácii vytvoríte servisný doklad "Ukončenie prevádzky" a na zariadení nastavíte ukončenie vlastníctva pokladne daným zákazníkom.

Vytvorenie nového dokladu ponúka (podľa nastavenia) vytvorenie dokladov: Uvedenie do prevádzky, Pravidelná údržba, Výmena batérie, Ukončenie prevádzky.

Uvedenie zariadenia do prevádzky

Aby systém vedel, že pri uvedení zariadenia do prevádzky bola použitá plomba, je potrebné vytvoriť a vyúčtovať servisný doklad. Postup vytvorenia dokladu je nasledovný:

1. V zozname servisných dokladov kliknite na Nová - Uvedenie do prevádzky.
2. Vyplňte zariadenie servisného dokladu.
   • Pri vypĺňaní zariadenia budete musieť pravdepodobne založiť nové zariadenie, keďže toto zariadenie máte prvý raz.
   • Nezabudnite vyplniť vlastníka zariadenia.
   • Viac o zariadení sa dočítate v článku: Servis - zariadenia.
3. Uložte nový servisný doklad a otvorte ho na úpravu. Až v momente úpravy je možné pridať mu položky a plombu.
4. V záložke Technikpridajte plombu. Ak zákazník bude platiť uvedenie do prevádzky potom môžete pridať aj ďalšie položky.
   • Podľa Vašej cenovej politiky môže mať plomba zadanú nejakú cenu alebo nulovú cenu. Aplikácia podporuje obe varianty.
5. Uložte servisný doklad a vyúčtujte ho (až vyúčtovanie dokladu zabezpečí odpísanie položiek dokladu zo skladu).
   • Ak má doklad nulovú cenu (pretože je tam len plomba, ktorá má nulovú cenu), tak musíte vyúčtovať doklad ako dodací list.
   • Ak zákazník uvedenie zariadenia do prevádzky nehradí, vyúčtujte doklad ako dodací list.
   • Ak zákazník bude servisný výkon hradiť, potom vyúčtujte doklad ako faktúru alebo ako dodací list a neskôr vytvoríte zbernú faktúru.
6. Vyúčtovaním sa servisný doklad dostal do stavy Vydaná a pokiaľ nemáte zapnutý filter na vydané doklady, v zozname ho nevidíte.

Oprava, pravidelná údržba, výmena batérie a iné

Pri každom servisnom zásahu, pri ktorom sa nalepí nová plomba, je potrebné zaevidovať servisný doklad a vyúčtovať ho.

Ak potrebujete vyúčtovať záručnú opravu (teda opravu, keď zákazník nič neplatí) prečítajte si článok Servis - vyúčtovanie záručnej opravy. V článku sa dozviete, ako je potrebnú vyúčtovať plombu.

Postup pre vytvorenie servisných dokladov je rovnaký, ako postup vytvorenia dokladu Uvedenie do prevádzky. Rozdiel je v tom, že pri vytvorení dokladu zvolíte iný druh dokladu, podľa toho, aký druh potrebujete. Pri týchto dokladoch obyčajne evidujete oveľa viac informácií, ako je potrebné pre uvedenie zariadenia do prevádzky (prijaté príslušenstvo, informácie o type a druhu opravy, vyjadrenie zákazníka a ďalšie). Podrobný opis servisných dokladov nájdete v článku Servis - predstavenie a prvá oprava.

Nezabudnite vyúčtovať plombu na finančný doklad (dodací list, faktúru, preddavkovú faktúru). Len takto vyúčtovaná plomba je považované za nalepenú na zariadenie. Ak by ste plombu vyúčtovali len ako skladový výdaj (teda bez existencie finančného dokladu), aplikácia by ju počítala medzi poškodené plomby, nie medzi plomby nalepené na zariadenie.

Ukončenie prevádzky zariadenia

Z hľadiska evidencie plomb nemá ukončenie prevádzky zariadenie žiadny význam. Žiadna nová plomba sa neeviduje. Ukončenie prevádzky zariadenia je klasický servisný zásah, takže si vytvoríte nový servisný doklad, evidujete jeho priebeh, jeho ukončenie a ak zákazník daný zásah hradí, potom vyúčtujete servisný zásah do finančného dokladu.

Z hľadiska evidencie ERP (ale aj všeobecne z hľadiska evidencie zariadení) má zmysel otvoriť dotyčné zariadenia v vo vlastníkoch nastaviť dátum "do", aby ste mali evidenciu dokedy bolo zariadenie daným vlastníkom používané.

 by Stanislav Javorský