Ako pomohol iKelp Cloud sieti predajní mäsa a mäsových výrobkov

Spoločnosť Róbert Gašparík - mäsovýroba s.r.o. zabezpečuje výrobu rôznych druhov mäsa a mäsových výrobkov nielen pre svoje vlastné maloobchodné predajne, ale aj pre ďalších odberateľov. Sieť vlastných predajní zastrešuje spoločnosť Róbert Gašparík s.r.o., ktorá v čase implementácie prevádzkovala 17 maloobchodných predajní v okolí Trnavy.

Čítajte ďalej a dozviete sa aj o týchto výhodách riešenia:

Obrázok: Bloková schéma riešenia

Pôvodný stav

Na jednotlivých prevádzkach sa nachádzali registračné pokladnice a elektronické váhy. Tieto zariadenia slúžili na realizáciu maloobchodného predaja, avšak neboli medzi sebou prepojené. Obsluha po odvážení tovaru ručne zadávala jeho hmotnosť. Takisto registračné pokladnice neboli prepojené s informačným systémom.

Jednotlivé produkty boli denným závozom dodávané na prevádzky spolu s ručne vypísanými dodacími listami. Na dodacích listoch sa zároveň nachádzala informácia o maloobchodnej predajnej cene. Obsluha si pri preberaní tovaru skontrolovala ceny a sortiment tovaru, ktoré bolo potrebné nastaviť na registračnej pokladnici. Úprava predajných cien a dopĺňanie sortimentu tovaru prebiehalo len manuálne.

Legislatíva a potreba zvýšenia efektivity určili požiadavky na nové riešenie

Pôvodné registračné pokladnice by po 31.12.2011 nespĺňali požiadavky zákona 289/2008 Z.z. Preto bolo potrebné v prvom rade vyriešiť otázku splnenia legislatívy a zabezpečiť výmenu registračných pokladníc. Zákazník od nového riešenia očakával zjednodušenie predaja váženého tovaru, aby boli elektronické váhy prepojené priamo na registračnú pokladnicu a nebolo potrebné hmotnosť zadávať ručne.

Ďalej bolo potrebné riešiť otázku automatizovanej aktualizácie predajných cien a sortimentu tovaru v registračných pokladniciach na všetkých 17-tich prevádzkach. Tým vznikol tlak na pokrytie celého obchodného procesu vrátane komplexnej skladovej evidencie a elektronického príjmu tovaru na prevádzkach na základe dodacích listov zo systému v mäsovýrobe.

Významnou požiadavkou pre zvýšenie efektivity a kontroly bolo zabezpečenie prístupu k informačnému systému pre pracovníkov, či už sa pohybovali v prevádzkach, na centrále alebo doma.

Hľadanie riešenia

Pre zabezpečenie svojich potrieb manažment zpočiatku plánoval vybudovať vlastnú infraštruktúru a správu . Postupne popri dotváraní predstavy o takomto riešení však prišiel k záveru, že toto nie je správna cesta. Vynáralo sa viacero problémov:

• Vysoké investície do vlastného serverového riešenia a jeho zabezpečenia
• Vysoké prevádzkové náklady na údržbu a prípadné opravy
• Zladenie viacerých dodávateľov – hardvéru, softvéru, správy registračných pokladníc, atď.
• Vybudovať a odladiť takéto riešenie si vyžaduje veľké množstvo času

Po týchto úvahách prišli na rad viaceré otázky, ktoré postupne vytvorili novú predstavu realizácie:

• Naozaj musíme mať vlastné serverové riešenie?
• Neexistuje niečo „hotové“, čo vyrieši všetky naše potreby?
• Nemohol by to celé zastrešiť jeden dodávateľ?

Ako sa neskôr ukázalo, ideálnym riešením bolo vybrať taký informačný systém, ktorý je poskytovaný ako služba (SaaS – Software as a Service) a spĺňa všetky funkčné požiadavky. Požiadavky boli definované, ostávala však otvorená otázka ohľadom výberu registračných pokladníc. Z trhu sa postupne vytrácali systémové registračné pokladnice a začali ich nahrádzať PC POS systémy. Pri predaji mäsa a mäsových výrobkov platia prísne hygienické normy a zariadenia musia fungovať v danom prostredí.

Výber dodávateľa

Po dôslednom zvážení si manažment napokon vybral spoločnosť Rudolf Minárik ELVA Servis,ktorá pôsobí na slovenskom trhu od roku 1992 a ako distribútor vážiacich systémov má s takýmto typom prevádzok bohaté skúsenosti. Ako servisná organizácia má oprávnenie a odbornosť pre nasadzovanie pokladničných systémov najúspešnejšieho domáceho výrobcu, spoločnosti Elcom Prešov. Vybraný dodávateľ je plnohodnotne kvalifikovaný aj na návrh, realizáciu a následný servis obchodného informačného systému značky iKelp® od spoločnosti Abiset s.r.o. Softvérové riešenia iKelp®sú už niekoľko rokov dostupné aj formou prevádzky v dátovom centre pod jednotným označením iKelp Cloud. Na základe úzkej spolupráce slovenských výrobcov softvéru a hardvéru, spoločností Abiset s.r.o. a Elcom Prešov, bola uvedená na trh veľmi kvalitná dotyková registračná pokladnica iKelp Elcom Pokladňa, ktorá je moderným PC POS Systémom zloženého z:

• fiškálnej tlačiarne EFox
• dotykového a odolného All-in-one Uniq PC
• softvéru iKelp POS Pokladňa

Aj fakt, že iKelp Cloud využíva cloud služby sofistikovaného dátového centra, mal zásadný vplyv na rozhodnutie manažmentu. Jeho prevádzkovateľ má dlhoročné skúsenosti v poskytovaní cloud služieb a patrí k špičke na slovenskom trhu. Možnosť mať prevádzkovateľa cloudu na Slovensku, bolo pre manažment veľmi dôležité aj s ohľadom na overenie, u koho budú ich dáta uložené. Aj keď zo svetových štúdií vyplýva, že mnohé spoločnosti majú minimálne, ak vôbec nejaké zabezpečenie svojich dát, stále prevláda obava ich uchovávať a spracovávať mimo priestory podnikov. Dôležitým faktorom pri rozhodovaní teda bolo zabezpečenie dát a garancia prevádzky.

Rýchly štart presvedčil

V čase implementácie manažment otváral novú prevádzku. Dodávateľ okamžite reagoval a bezplatne zapožičal jedno celé obchodné pracovisko – dotykovú pokladnica s PC POS Systémom. Už prvý deň prevádzky preukázal neopodstatnenosť obáv klienta, či takéto riešenie bude dostatočne jednoduché pre obsluhu. Po zhruba 30 minútovom zaškolení obsluha pracovala úplne samostatne. V prvom kroku prebehlo zriadenie požadovaných elektronických služieb , aby mohli byť zaškolení pracovníci, zodpovední za správu skladového hospodárstva a obchodného systému pre všetkých 17 prevádzok. Súčasne prebehla komunikácia s dodávateľom systému pre mäsovýrobu za účelom automatizácie fakturácie a príjmu tovaru. Prevádzkam s chýbajúcim internetovým pripojením dodávateľ pomohol s rýchlym zavedením a aktiváciou.Následne nič nebránilo tomu, aby boli postupne na jednotlivých prevádzkach dodané nové pokladničné riešenia. Veľkou výhodou bola zápožička obchodného pracoviska, poskytnutá na začiatku implementácie. Vďaka tomu sa mohli postupne zaškoliť jednotliví pracovníci z ostatných prevádzok. Pre predajcov bol teda prechod zo starej pokladnice na nový systém bezproblémový, nielen vďaka priebežnému zaškoleniu, ale aj vďaka intuitívnemu ovládaniu dotykovej pokladnice.

Implementácia priniesla požadovaný výsledok a spolupráca s klientom prešla z fázy implementácie na fázu podpory a údržby pri používaní informačného systému.

Prínosy nového riešenia

Manažment získal komplexné riešenie od samotného pokladničného miesta, cez automatizovanú synchronizáciu, skladové hospodárstvo, obchodný systém až po zabezpečenie základnej technickej a programovej výbavy, na ktorej je celý systém postavený. Pritom jednorazové investície boli iba vo forme nákupu dotykových registračných pokladníc, ktoré z pohľadu potrieb zákona museli byť realizované pri akomkoľvek riešení. Všetky ostatné technológie sú predmetom pravidelných poplatkov, teda formou služby: internetové pripojenia, obchodný informačný systém, výpočtový výkon a dátové úložisko, na ktorom je prevádzkovaný.

Takéto riešenie prináša hneď niekoľko výhod, a to najmä:

• Úsporu nákladov, vďaka odbúraniu investícií a zníženiu prevádzkových nákladov
• Vysokú bezpečnosť, vďaka technológiám v dátovom centre
• Mobilitu, vďaka dostupnosti riešenia cez internet
• Flexibilitu – klient neinvestuje ale prenajíma, predmet nájmu môže každý mesiac meniť

Samotné pokladničné riešenie realizované formou PC POS Systému prináša tieto výhody:

• Nadštandardná funkcionalita
• Úzke prepojenie so skladom a obchodným systémom
• Mechanická odolnosť, možnosť umývať obrazovku bežnými čistiacimi prostriedkami
• Prehľadné a intuitívne dotykové ovládanie

Použité technológie a produkty

• Fiškálne tlačiarne Elcom EFox LK-T20
• Dotykové All-in-one Uniq PC s Windows Embedded POS Ready
• Aplikácia iKelp Elcom Pokladňa
• Obchodný softvér iKelp Predajca Cloud Standard
• Dátové centrum ZUTOM postavené na riešeni VMWare a Microsoft

A ako toto nasadenie vníma pracovník, zodpovedný za realizáciu zo strany dodávateľa:

„Keď sme v spolupráci s výrobcom softvéru prvý krát prezentovali riešenie u klienta, bolo nám povedané, že to je najlepšia prezentácia, akú kedy zažili. Najprv som si myslel, že sme to dobre odkomunikovali. Počas realizácie som si uvedomil, že úspech tkvie v samotnom ponúknutom riešení.“ Paulovič, ELVA Servis, Nitra.

 by Ing. Jaroslav Orgoň