Doklady - stav vybavenosti a uhradenosti

V aplikácii môžete evidovať na finančných dokladoch, odbytových dokladoch a úhradých stav vybavenosti a na finančných dokladoch aj stav uhradenosti. V tomto článku si vysvetlíme rozdiel medzi týmito stavmi a ich použitie. Všetky stavy, ktoré budeme opisovať, si môžete sami nastavovať (pridávať, upravovať) v nastaveniach aplikácie.

• Stav vybavenosti - definuje stav dokladu z hľadiska procesu spracovania dokladu v spoločnosti.
• Stav uhradenosti- definuje stav dokladu z hľadiska jeho uhradenosti (či je neuhradený, uhradený len čiastočne a iné) 
  • Zmenu stavu uhradenosti zabezpečuje aplikácia sama podľa úhrad dokladu. Užívateľ do tohto procesu nemusí zasahovať. Ak chce užívateľ meniť stav uhradenosti dokladu, musí mať na to povolené právo v nastaveniach.
  • Stav uhradenosti nemá žiadne spojenie so stavom vybavenosti (či už finančného dokladu, odbytového dokladu alebo úhrady).

Na obrázku vidíte zoznam finančných dokladov v rôznych stavoch uhradenosti. Všimnite si stĺpec Uhradené  na dokladoch som stavom Čaká na úhradu a Nezistený stav, bez úhrad.

Teraz si povieme, na ktorých dokladoch evidujete ktoré stavy. Zároveň si napíšeme aké stavy sú vytvorené po nainštalovaní aplikácie a aký je ich význam. Pre vlastnú potrebu si môžete nastaviť vlastné stavy vybavenosti a uhradenosti v nastaveniach aplikácie.

• Finančný doklad- stav vybavenosti
  • Zapísaný - tento stav má doklad, ktorý bol práve vytvorený a užívateľ s ním zatiaľ nič nespravil.
  • Nedodaný - tovar nie je dodaný zákazníkovi a ani nebol zákazníkovi poslaný. Je potrebné tovar pripraviť a odoslať s dokladom zákazníkovi (či sa má tovar zákazníkovi odoslať alebo si preň zákazník príde definuje spôsob dopravy).
  • Vybavený - tovar je pripravený na odoslanie zákazníkovi.
  • Uzavretý - zákazník má tovar aj doklad. Pokiaľ nenastane problém, všetky doklady končia v tomto stave.
  • Pozor - doklad je v problémovom stave, s dokladom treba vykonať nejakú operáciu na to, aby sa vrátil do niektorého z normálnych stavov.
  • Stornovaný - doklad bol stornovaný (napríklad preddavková faktúra, ktorú zákazník neuhradil).
• Finančný doklad- stav uhradenosti
  • Neuhradené ignorovať - doklad nie je uhradený a asi už uhradený nikdy nebude. Avšak aplikácia ho už nebude ponúkať medzi neuhradenými dokladmi, aby nezavadzal.
  • Nezistený stav, bez úhrad - tento stav dostane doklad po vytvorení, keď na ňom ešte nie je zapísaná žiadna úhrada a aplikácia zatiaľ nevie, aký stav dokladu priradiť.
  • Čaká na úhradu - tento stav dostane doklad napríklad vtedy, keď je doklad len čiastočne uhradený a čaká na ďalšiu platbu.
  • Uhradené ignorovať - tento stav sa používa na dokladoch, ktoré považujete za uhradené, ale v skutočnosti na nich nie je pridaná žiadna úhrada (alebo nie je úhrada v plnej výške). Z nejakého dôvodu však chcete považovať doklad za uhradený (úhrada bola napríklad vybavená iným spôsobom, dohodou so zákazníkom a podobne). Aj keď doklad nie je plne uhradený, aplikácia ho nebude zobrazovať medzi neuhradenými dokladmi.
  • Uhradené, čaká na potvrdenie- doklad je uhradený, ale tento stav nie je overená zamestnancom zodpovedným za kontrolu úhrad. Tento stav slúži na overovanie, ak by ste potrebovali kontrolovať, či úhrada správne prišla do banky.
    • Doklad sa do tohto stavu dostane automaticky ak vznikla úhrada na internetovom obchode cez kreditnú kartu. Znamená to, že banka internetovému obchodu potvrdila, že doklad je uhradený, ale zatiaľ to nikto neskontroloval na bankovom výpise.
    • Doklad sa do tohto stavu dostane keď na doklad pridáte novú úhradu v plnej sume. Aplikácia ho dá do tohto stavu, aby mal možnosť niekto ďalší, kto má prístup k výpisu banky, overiť, že úhrada do banky skutočne prišla.
    • Doklad v tomto stave je považovaný za uhradený a aplikácia ho neponúka v neuhradených dokladoch. Z tohto dôvodu môžete doklad v tomto stave nechať a nemusíte ho presúvať do ďalších stavov.
  • Uhradené - doklad je uhradený, úhrada je potvrdená, všetko je v poriadku.
  • Uhradené, uzatvorené - doklad je uhradený, úhrada je potvrdená, všetko je v poriadku. Tento stav používať nemusíte. Je vhodný len ak potrebujete vykonať po potvrdení úhrady ešte ďalšiu operáciu. Tiež si ale môžete vytvoriť ďalšie stavy, ak potrebujete v evidencii zachytiť ďalšiu špecifickú situáciu.
• Odbytový doklad(odberateľská objednávka) - stav vybavenosti

  Pre odbytové doklady sú po nainštalovaní vytvorené pre odberateľské/dodávateľské ponuky a objednávky rôzne stavy. Rozoberieme si však iba stavy pre odberateľské objednávky, zákazky a zápožičky.

  • Prevzatá - objednávka bola prevzatá, v systéme je zapísaná a môže sa začať pracovať na jej vybavení.
  • Rozpracovaná - objednávka je v rozpracovanom stave. Tovar sa objednal a čaká na dodanie, zákazník ešte doobjednáva ďalšie položky. Táto objednávka ešte nie je pripravená na vydanie tovaru zákazníkovi.
  • Ukončená - v objednávke sa už nebude nič meniť a v aktuálnom stave sa môže odoslať zákazníkovi. Na tento stav reaguje výdaj tovaru, ktorý objednávku vyúčtuje.
  • Vydaná- objednávka má všetko objednané množstvo vyúčtované na dodací list alebo iný finančný doklad. Je teda vybavená a ďalší stav (či zákazník objednávku uhradí, či mu bol tovar doručený) sa eviduje na finančných dokladoch. Všetky objednávky, ktoré nie sú zrušené (zmazané) by mali skončiť v tomto stave.
    • Pozor, aby aplikácia považovala objednávku za skutočne vydanú, musíte objednávku aj skutočne vyúčtovať. Nestačí len prepnúť ju do tohto stavu.
    • Ak nechcete objednávku vyúčtovať a potrebujete ju dostať do stavu Vydaný (aby sa už nikdy nezobrazovala medzi nevybavenými), tak použite tlačidlo Odovzdať, ktorý nastavý objednávku ako vybavenú a jej stav si sami zvolíte.
  • Zmazaná - objednávka bola zrušená.
• Odbytový doklad- stav uhradenosti

  Aj odbytové doklady (napríklad objednávka) má stav uhradenosti dokladu. Tento však nie je možné na odbytovom doklade meniť. Stav uhradenosti na odbytovom doklade je najmenší stav uhradenosti všetkých finančných dokladov, ktoré sú na objednávku naviazané. Ak teda budú všetky finančné doklady v stave Uhradené, bude aj na objednávke zobrazené Uhradené. Ak však bude mať niektorý z finančných dokladov naviazaných na objednávku menší stav (Neuhradené, Čaká na úhradu, Nezistený stav-bez úhrad), bude mať objednávka tento menší stav.

  Stav uhradenosti sa na odbytovom doklade zobrazuje pre rýchlejšiu orientáciu, aby užívateľ okamžite vedel, či už sú všetky finančné doklady uhradené a môže teda zákazníkovi tovar odoslať. To sa často využíva pri preddavkových faktúrach. Užívateľ tak memusí otvárať finančné doklady, aby zistil stav finančných dokladov.

• Úhrada- stav vybavenosti

  Všimnite si, že rozprávame o stave vybavenosti a nie o stave uhradenosti! Len finančný doklad má stav uhradenosti a tento nie je nijako závislí od tohto stavu vybavenosti úhrady.

  Pre každú úhradu, ktorú na finančný doklad pridáte platí, že aplikácia počíta túto úhradu ako skutočnú. Nie je možné pridať na finančný doklad úhradu tak, aby ju aplikácia ignorovala do nejakého momentu. Stavy vybavenosti úhrady teda nedefinujú stav z hľadiska skutočného príjmu financií, ale len z hľadiska spracovania existujúcej skutočnej úhrady. Stavy sú využívané tiež automatickým importom z banky. Len ak je úhrada v stave uhradenosti Zmazaná, aplikácia považuje úhradu za zmazanú a ignoruje ju.

  Podrobnú evidencia stavov úhrad robia len niektorý zákazníci.

  • Zapísaná - úhrada je na doklad zapísaná, nikto ju nepreveril, nie je skontrolované, či bola úhrada skutočne realizovaná.
  • Spracovaná - úhrada je spracovaná, teda je z pohľadu konečného zákazníka všetko ukončené. Ak sa napríklad jedná o hotovostný predaj, tak zákazník dostal účtenku a predavač prevzal peniaze.
  • Platná - úhrada je platná. Ak sa jedná o hotovostný predaj, tak už bola vykonaná denná uzávierka daného dňa, ktorá potvrdila platnosť záznamov hotovostného predaja. Ak sa jedná o banku, tak bolo potvrdené, že platba prebehla v poriadku. Potvrdil to automat, alebo to potvrdil užívateľ.
  • Doriešiť - s platbou nie je niečo v poriadku. Je napríklad o málo menšia ako by mala byť. Automatické spracovanie použije tento stav napríklad ak je problém s jasnou identifikáciou úhrady.
  • Zmazaná - úhrada bola odstránená. Úhradu ako takú nie je možné v aplikácii úplne odstrániť. Tlačidlom na odstránenie úhrady v skutočnosti prepnete úhradu do stavu Zmazaná a aplikácia s ňou ďalej prestane počítať.

Príklad evidencie

Uvedieme si jednoduchý príklad, ako prechádzajú doklady medzi rôznymi stavmi. Príklad je len ilustratívny a záleží na Vás a Vašej spoločnosti, ako bude v evidencii postupovať (napríklad môžete najprv vytvárať ponuky, ktoré zákazník najprv odsúhlasí a pod.)

Zákazník si telefonicky objedná stavebnicu, pre ktorú si osobne príde. Evidencia v aplikácii bude vyzerať takto (budeme rozpisovať každý jeden krok nezávisle, čo ale neznamená, že niektoré kroky nemôžete preskočiť alebo spraviť naraz v jednom):

1. Pracovník, ktorý prijíma telefonické objednávky vytvorí objednávku v stave vybavenosti Prevzatá.
   • Stav uhradenosti objednávky bude nezistený, pretože neexistuje žiadny finančný doklad.
2. Obchodník prepne objednávku do stavu Rozpracovaná a položky objednávky nastaví, aby rezervovali množstvo tovaru na sklade.
3. Ak stavebnica na sklade nie je, obchodník zodpovedný za objednávanie tovaru zabezpečí objednanie tovaru.
4. Keď stavebnica príde na sklad, obchodník to zistí tak, že nájde všetky možné plne vybaviteľné objednávky cez filter. Prepne objednávku do stavu Ukončená.
5. Pracovník na výdaji tovaru nájde všetky objednávky v stave Ukončenáa jeho úlohou je vydať tovar a odoslať ho zákazníkovi. 
   • Klikne na danú objednávku a stlačí tlačidlo Vyúčtovať.
   • Objednávku vyúčtuje ako dodací list.
   • V okne pre vyúčtovanie objednávky nechá stavy vybavenosti objednávky a dodacieho listu po vyúčtovaní objednávky určiť automaticky.
   • Po vyúčtovaní bude objednávka v stave Vybavená.
   • Po vyúčtovaní bude dodací list v stave Zapísaný.
6. Dodací list si zamestnanec vytlačí a potrebný tovar pre zákazníka pripraví (zabalí). Keď je tovar pripravený, prepne doklad do stavu Vybavený a zavolá zákazníkovi, aby si pre tovari prišiel.
7. Zákazník príde a chce platiť tovar cez faktúru. Užívateľ vytvorí faktúru z dodacieho listu a faktúru aj dodací list uloží v stave Uzavretý.
   • Dodací list aj faktúra je v stave Uzavretý, objednávka je v stave Vybavená. Stav uhradenosti faktúry je Nezistený stav, bez úhrad.
   • Objednávka má stav uhradenosti rovnaký, ako má faktúra.
8. Zákazník zaplatí faktúru cez účet.
9. Zamestnanec, ktorý kontroluje platby cez účet zapíše úhradu na faktúru. Úhradu zapíše v stave Platná. Faktúra sa automaticky prepne do stavu "Uhradené, čaká na potvrdenie". Rovnaký stav uhradenosti bude aj na objednávke, takže obchodník dostane informáciu, že už je jeho objednávka zaplatená.
10. Ak spoločnosť nekontroluje, či sú platby správne zapísané, tak finančný dokalad zostane v stave Uhradené, čaká na potvrdenie. Ak by vo firme tieto úhrady niekto kontroloval, tak po skontrolovaní prepne stav uhradenosti dokladu na Uhradené.

Ešte raz zopakujme, že príklad je len ilustratívny, aby ste videli, ako prechádzajú jednotlivé doklady rôznymi stavmi. Každá spoločnosť si však môže podľa vlastných potrieb modifikovať jednotlivé kroky tak, aby sledovala vlastné ciele.

 by Stanislav Javorský