Účtovací plán nastavenie a jeho používanie

POZOR Táto funkcionalita aplikácie je zatiaľ vo vývojovom stupni BETA (testovanie a odlaďovanie funkcionality) a teda jej finálna verzia ako aj podoba, či správanie sa môže meniť so stupňom vývoja. Preto jej používanie je brané tak ako je a nie je možné riešiť prípadné námietky. Ak s týmto nesúhlasíte, odporúčame Vám zatiaľ funkcionalitu nevyužívať a počkať si na jej finálnu podobu.

V tomto návode si vysvetlíme ako je možné v aplikácii iKelp Predajca používať tzv. „Účtovací plán“. Čo pojem „Účtovací plán“ znamená? Jedná sa o druh odbytového dokladu, ktorý slúži ako šablóna (podklad) pre pravidelné účtovanie tovaru pre zákazníka či už na faktúru alebo predfaktúru.

Opis situácie

Máte zákazníka, ktorému pravidelne (mesačne/ročne) vystavujete faktúry na ten istý tovar alebo službu. Aby ste nemuseli zakaždým vytvárať novú faktúru, vytvoríte si účtovací plán v ktorom si nastavíte dátum, kedy budete zákazníkovi tovar účtovať. Následne si už len doklady tohto typu vyfiltrujete, zoradíte podľa dátumu a jednoducho vyúčtujete. Na účtovacom pláne už len nastavíte dátum, kedy je potrebné opäť zákazníkovi tovar fakturovať.

Nastavenia – založenie druhu dokladu pre účtovacie plány

Pre nastavenie spomínaných nastavení postupujte takto:

1. Otvorte nastavenia cez menu Nastavenia - Nastavenia.
1. Kliknite v ľavom strome na Odbyt - Druhy dokladov.
2. Vytvorte nový druh (postup a vysvetlenie základných nastavení nájdete v návode Nastavenia - moduly, typy a druhy dokladov):
1. Účtovací plán  typu Odberateľská objednávka
2. Rozšírené nastavenia odberateľskej objednávky zobrazíte keď na druhu skladovej príjemky stlačíte tlačidlo v stĺpci N. (tu sa definuje chovanie dokladu pri účtovaní. Jedným z nastavení je, aby doklad po vyúčtovaní nezmenil svoj stav na vydaný.)
3. Kliknite v ľavom strome na Odbyt - Kategórie.
• Môžte premenovať alebo vytvoriť ďaľšie kategórie v ktorých môžte mať definovanú periodicitu účtovania, napr. mesačne, ročne, kvartálne...
4. Kliknite v ľavom strome na Odbyt - Stavy.
• Pridajte nový stav pre doklady, typ stavu „Ukončená (na výdaj)“ z názvom napr. „Na vyúčtovanie“.

Vytvorenie "Účtovacieho plánu"

1. Kliknite na ikonu "O".
2. Otvorí sa formulár Odberateľské odbytové doklady, kde vytvoríte nový odbytový doklad, ktorý bude slúžiť ako podklad pre pravidelnú fakturáciu. 
3. Kliknite na tlačidlo "Nová" z ponuky vyberte vytvorený odbytový doklad "Účtovací plán" 
4. Vyberte kontakt z adresára a nastavte príslušný názov dokladu aby sa dalo jednoznačne určiť čo sa bude daným dokladom účtovať. V tomto prípade do názvu zadáme meno zákazníka, môžte nastaviť kategóriu dokladov prípadne ďaľšie doplnkové informácie ako "Pred text" prípadne "Za text k dokladu" ktoré sa násldne na účtovacom doklade budú zobrazovať.
5. Nastavte zadefinovaný stav "Na vyúčtovanie".
6. Nastavte dátum, kedy sa bude daný doklad zákazníkovi účtovať vyplnením poľa "Plan. exped".
7. Ak ste v nastaveniach definovali aj kategórie, je možné zaradiť doklad aj do príslušnej kategórie periodicity účtovania, napr. "Mesačne".
8. V záložke "Položky" pridajte položky ktoré budú predmetom pravidelnej fakturácie.
9. Novo vytvorený doklad kliknutím  na tlačidlo "Uložiť" uložte.

Vyúčtovanie "Účtovacieho plánu"

1. Kliknite na ikonu "O".
2. Otvorí sa formulár Odberateľské odbytové doklady, kde si pomocou filtra na druhy dokladov vyfiltrujte druh s názovm "Účtovací plán" a zoradenie pomocou filtra na dátum, kde si vyberte "Interný dátum".
3. Kliknite na požadovaný doklad a tlačidlo "Vyúčtovať" viac o možnosti účtovania a evidencii predfaktúr a faktúr sa dočítate v tomto návode Doklady - preddavková faktúra.
4. Kliknete na tlačidlo "Upraviť" na danom účtovacom pláne a zmeníte v poli "Plan. exped." na dátum nasledovného účtovania a zmenu potvrdíte kliknutím na tlačidlo "Uložiť"

Na obrázku vidíte vyfiltrované doklady na základe príslušného druhu a zoradené podľa Interného dátumu.

 by Ing. Lukáš Krajčír