Synchronizácia predajov z predajne na centrálu - nastavenie na na pobočke

Postup:

1. Inštalácia aplikácie iKelp Predajca (alebo iKelp Predajca Enterprise s iKelp Predajca Modul dotykový predaj a prípadne s iKelp Predajca Modul Worker).
2. Inštalácia addins na synchronizáciu, určené pre iKelp Predajca- dotykové rozhranie rpedaja a nastavenie synchronizácie
3. Nastavenie skladu (Kód skladu, Zdieľanie s centrálou)
4. Vytvorenie druhu dokladu pre zápis pohybov predaja (zaužívané pomenovania: "denný obrat", "odpis predaja" alebo "PLU uzávierka")
5. Nastavenie "odberateľa údajov" - centrálu
6. Nastavenie POS Predaja
7. Prvá synchronizácia údajov
8. Vytvorenie pravidelne vykonávanej úlohy pre automatickú synchronizáciu

Inštalácia aplikácie iKelp Predajca

Postupujte podľa návodu Inštalácia aplikácie. Samotnú inštaláciu nájdete na linku: http://go.ikelp.sk/?key=predajca.app-stiahnut. Pre plnú funkčnosť je potrebné mať zakúpené príslušné licencie (iKelp Predajca- dotykový POS predaj, automatická synchronizácia).

Inštalácia Addins a nastavenie synchronizácie

Upozornenie: Addins, alebo rozšírenia na sychronizáciu existujú zvlášť pre pobočku a centrálu. Na pobočke je potrebné pridať addins s názvom "POS Pokladňa - Synchronizácia". 

Postup pridania rozšírení pre synchronizáciu a nastavenie synchronizačných prístupov:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na pobočke a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Rozšírenia.
4. Kliknite na tlačidlo Pridať a vyberte súbor príslušných addins "POS Pokladňa - Synchronizácia". (Po kliknutí sa rozšírenie automaticky pridá do zoznamu.)
5. V ľavej časti v strome nastavení kliknite na možnosť Import / Export.
6. Vyberte kliknutím záložku Rôzne.
7. V časti -- Vyberte službu -- je potrebné vybrať Pobočka. Zobrazia sa ďalšie nastavenia Služba - nastavenia.
8. Vyplňte polia Privátny kľúč, Kód a Adresa služby(privátny kľúč a kód sú súčasťou dokumentácie k zriadenej službe, každá databáza - jednotlivé pobočky a centrála - majú svoj vlastný privátny kľúč a kód, ktorým sú identifikované). Adresa služby je obvykle http://cloudfregy.ikelp.sk/FregyService.asmx, avšak pri zriadení služby môže byť v špecifických prípadoch poskytnutá iná.
9. Kliknite na tlačidlo Uložiť.
10. Pre účely synchronizácie je potrebné nastaviť "odberateľa údajov", čo z pohľadu databázy POS Pokladne je centrála. Toto nastavenie je popísané v nasledovnej časti návodu.

Nastavenie skladu na pobočke - POS Pokladni

V rámci nastavenia pobočky je potrebné mať vytvorený sklad, ktorý bude reprezentovať ten istý sklad, vytvorený v centrálnej databáze (je možné použiť "Hlavný sklad", ktorý je predvytvorený v novej databáze). Táto väzba je reprezentovaná rovnakým kódom skladu v databáze centrály aj pobočky. Viacero POS Pokladní môže byť zviazaných s jedným skladom v databáze centrály, je však potrebné zabezpečiť, aby každá z nich odpisovala predaný tovar prostredníctvom nezávislého druhu pohybu.

V nastavení skladu pobočky je potrebné prideliť správny kód a nastaviť zdieľanie. Postup je nasledovný:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na pobočke a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Sklady.
4. V prípade, že potrebujete vytvoriť ďalší sklad, kliknite na tlačidlo Pridať (odporúčame však využiť predvytvorený "Hlavný sklad", jedna POS Pokladňa nemôže operovať nad viacerými skladmi).
5. V tabuľke vyplňte Kód a v stĺpci Z. pobo. vyberte Zdieľať (kód skladu na pobočke musí byť zhodný s unikátnym kódom niektorého skladu na centrále).

Kód, ktorý sa nastavuje pre jednotlivé sklady je využívaný ako identifikácia pri synchronizácii a je potrebné ho nastaviť v databáze jednotlivých POS Pokladní, ktoré slúžia na predaj z daných skladov. Rovnaké kódy skladov musia byť nastavené v centrálnej databáze, kde sú evidované sklady všetkých pobočiek.

Vytvorenie druhu dokladu pre zápis pohybov predaja

Pre každú POS Pokladňu, ktorej pohyby predaja je potrebné synchronizovať voči centrále, je potrebné vytvoriť druh dokladu. V prípade, že v celom riešení používate viacero POS Pokladní, je vhodné pre každú z nich označiť tento druh unikátne (najčastejšie: POS01, POS02, ..., takisto maska: UZ01, UZ02, ...). Postup vytvorenia a nastavenia druhu dokladu:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na pobočke a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Doklady -> Druhy dokladov.
4. V pravej časti sa zobrazí zoznam druhov dokladov.
5. Kliknite na tlačidlo Pridať (tento druh dokladu môže byť v čistej databáze predvytvorený, v tomto prípade postačuje ho iba upraviť, napr. doplniť poradové číslo pokladne).
6. Zobrazí sa formulár pre vyplnenie parametrov (tie je možné dodatočne meniť aj v zozname druhov dokladov avšak okrem Typu druhu).
7. Pre účely zápisu pohybov predaja je potrebné vybrať Odb. dodací list zo zoznamu Typ druhu.
8. Ďalej je potrebné vyplniť Názov druhu. Ten by mal byť výstižný a v prípade viacerých POS Pokladní by mal obsahovať jednoznačnú identifikáciu (napr. číslo, skrátené označenie prevádzky, atď).
9. Maska a Obdobie - pre prehľadnosť je vhodné tieto parametre vyplniť zhodne s nastavením na centrále pre danú POS Pokladňu. Je zaužívané Obdobie definovať ako Ročné. Samotná Maska musí jednoznačne identifikovať danú POS Pokladňu, najčastejšie má tvar <y>UZ01<C4>, pričom prvý znak je posledná číslica aktuálneho roku, ďalej nasleduje reťazec "UZ" a poradové číslo pokladne "01", poslednú časť tvorí číslo uzávierky v tvare "0001". To znamená, že maximálny počet PLU uzávierok môže byť 9999 za rok. Pre bežné prevádzky je to postačujúce číslo, vzhľadom na počet dní v roku. Tu je však potrebné uvedomiť si fakt, že v prípade využívania vernostných systémov sa zapisujú PLU uzávierky pre každý kontakt zvlášť.
10. Kliknutím na tlačidlo Založiť sa nám v zozname druhov dokladov vytvorí v danom sklade ďalší záznam.
11. V stĺpci Kód je potrebné pre daný záznam vyplniť jednoznačný identifikátor pre daný druh dokladu, ktorý musí byť zhodný s nastavením na centrále pre danú POS Pokladňu.
12. Na záver je potrebné v stĺpci Z. pobo. nastaviť Zdieľať.

Vyššie uvedený postup je potrebné aplikovať pre všetky POS Pokladne, ktoré budú synchronizované. Už na začiatku odporúčame vytvoriť si plán číslovania a označovania jednotlivých pokladní, prevádzok a druhov dokladov. Pri ďalšom nastavovaní a servise sa budete prehľadnejšie orientovať v jednotlivých nastaveniach.

Nastavenie "odberateľa údajov" - centrálu

V prípade synchronizácie a nastavení na pobočke sa pod pojmom "odberateľ" myslí databáza centrály, do ktorej budú replikované údaje ako napríklad PLU uzávierky alebo synchronizované interné dodávateľské objednávky. Postup nastavenia odberateľa:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na pobočke a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte Import / Export.
4. V pravej časti vyberte kliknutím záložku Odberatelia.
5. Kliknite na tlačidlo Pridať a potvrďte pridanie nového odberateľa.
6. V zozname odberateľov sa pridá záznam, kde je potrebné vyplniť Názov a Kód(kód musí byť zhodný s vygenerovaným prístupom k službe synchronizačného servera pre centrálu, názov si užívateľ môže zvoliť ľubovoľne).
7. Zároveň sa pridá položka v ľavej časti, v strome nastavení pod Import / Export -> Odberatelia. Kliknite na daného odberateľa, v pravej časti sa objaví nastavenie daného odberateľa.
8. V pravej časti je potrebné nastaviť Typ na POS Centrála(týmto sa definuje tzv. typ kanála, čo zároveň definuje prenášané údaje a a spôsob prenosu).
9. Kliknite na záložku Export.
10. V sekcii Export je potrebné vybrať Sklad (najčastejšie bude na centrále pre každú pobočku vytvorený nezávislý sklad, k jednému skladu môže byť pridelených viacero POS Pokladní, na samotnej pobočke býva obvykle iba jeden sklad, pomenovaný ako "Hlavný sklad").
11. Kliknite na záložku Import.
12. V sekcii Import je potrebné vybrať Sklad a POS Uzávierky PLU - druh pohybu, ktorý bude použitý pre výdaj predaného tovaru zo skladu. Upozornenie: Daný druh pohybu musí byť typu "Odb. dodací list", musí byť zdieľaný voči pobočke(tzn. doklad vzniká na pobočke, v databáze danej POS Pokladne a do databázy centrály je exportovaný).
13. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Upozornenie: Ak do existujúceho riešenia pridávate novú POS Pokladňu ako nového odberateľa a v databáze centrály už existujú skladové karty, kontakty alebo cenníky, je potrebné prvý krát ručne zosynchronizovať tieto údaje voči novopridanému odberateľovi najprv na centrále. Viď návod: Nastavenie synchronizácie POS Pokladní cez internet na centrále.

Nastavenie POS Predaja

Pre korektnú synchronizáciu POS Pokladní je potrebné na každej z nich vykonať nastavenia podľa nasledovného postupu:

1. Spustite aplikáciu iKelp Predajca na pobočke a prihláste sa ako užívateľ s prístupom do nastavení.
2. Vyberte menu Nastavenia -> Nastavenia, zobrazí sa okno s nastaveniami aplikácie.
3. V ľavej časti okna, v strome jednotlivých nastavení vyberte POS Predaj.
4. V pravej časti zaškrtnite nasledovné nastavenia:
   1. Zapisovať úlohy pre automatickú synchronizáciu POS.
   2. Automaticky vykonať uzávierku PLU po finančnej uzávierke (toto nastavenie zabezpečí, že po vykonaní bežnej dennej uzávierky na POS Pokladni bude automaticky vygenerovany doklad o dennom predaji, ktorý bude následne synchronizovaný s centrálou).
   3. Automaticky vykonať aktualizáciu údajov po uzávierke PLU (toto nastavenie nie je nevyhnutné v prípade, že je zabezpečené automatické vykonávanie úlohy synchronizácie v pravidelných intervaloch. Často sa však stáva, že obsluha po vykonaní dennej uzávierky vypne počítač a najbližší synchronizačný cyklus môže tak nastať až na druhý deň ráno - centrála tak nemusí mať aktuálne informácie o predaji včas).
   4. Kontrolovať stav aktuálnosti synchronizácie (toto nastavenie nie je nevyhnutné, ak je však táto funkcia aktivovaná, POS Pokladňa si v pravidelných intervaloch kontroluje, či priebežne prebieha synchronizácia korektne a užívateľa informuje o prípadnom probléme - kontrola prebieha, ak je užívateľ odhlásený, t.j. informácia sa zobrazuje na obrazovke pre prihlásenie).
5. Na záver kliknite na tlačidlo Uložiť.

Nastavenie POS On-line zariadenia

Aby sa na centrálu správne posielali aj údaje o predajoch jednotlivých kontaktov, je potrebné v aplikácii nadefinovať, aby sa pri predaji na konkrétneho zákazníka vytvorila PLU uzávierka a táto sa poslala na centrálny sklad, aby následne na centrále bolo možné filtrovanie predajov na kontakty.

• V nastaveniach POS On-line nastaviť PLU uzávierka vykonávaná po kontaktoch. 

Prvá synchronizácia údajov

V prípade správneho nastavenia na centrále a na POS Pokladniach sa automaticky generujú úlohy pre synchronizáciu na základe zmien skladových kariet, kontaktov, uzávierok PLU, interných objednávok a cenníkov, pre jednotlivých odberateľov údajov. Po určitom čase by sa teda na danej pobočke, POS Pokladni, mali objaviť nastavené údaje. Po inštalácii a prvotnom nastavení je však vhodné synchronizáciu a údaj skontrolovať nasledovným postupom:

1. Kliknite na ikonu "W".
2. Na obrazovke uvidíte priebeh synchronizácie. Prvým príznakom správneho nastavenia je zobrazenie priebehu a spracovávania údajov.
3. Po vykonaní procesu synchronizácie, bez ohľadu na úspešnosť, sa zobrazí okno Import dokladov.
4. V okne sú prednastavené filtre tak, aby zobrazovali záznamy so stavom Problém. Po vykonaní synchronizácie tam získavate prehľad o udalostiach, ktoré si môžu vyžadovať pozornosť.
5. Upozornenie: Okno Import dokladov Vás informuje iba o problémoch so spracovaním dokladov. Ak je synchronizácia ako taká nefunkčná a nenaimportujú sa žiadne údaje, v okne Import dokladov neuvidíte žiadny záznam o probléme. Je dôležité, aby ste po synchronizácii skontrolovali systémový Event Log (sl.: Ovládací panel -> Nástroje na správu -> Prehliadač udalostí, ang.: Control Panel -> Administrative Tools -> Event Viewer), kde je možné zistiť priebeh synchronizácie a prípadné chyby.

Vytvorenie pravidelne vykonávanej úlohy pre automatickú synchronizáciu

Synchronizácia údajov v aplikácii neprebieha automaticky (s výnimkou uzávierky PLU, ak je nastavená automatická synchronizácia po dennej uzávierke). Je potrebné zabezpečiť pravidelné spúšťanie aplikácie iKelp Elcom Pokladňa (program kelp.exe) s parametrom runas:servicesyn. Bližšie informácie nájdete v návode Parametre spustenia aplikácie. Odporúčame využiť vstavanú funkciu operačného systému Plánovač úloh (angl. Task Scheduler) a interval spúšťania nastaviť na 15 minút.

 by Jaroslav Orgoň