POS systém je jednou z najdôležitejších investícií pre váš maloobchod, a tak sa uistite, že ju vykonáte správne. Tu sú najčastejšie chyby, ktorým by ste sa mali za každú cenu vyhnúť:
1. Nemáte plán migrácie
Ak to neurobíte správne, môže byť migrácia údajov o zákazníkoch a inventári utrpením. Preto je dôležité naplánovať, ako budete informácie prenášať z jedného systému do druhého. Zadáte dáta ručne, alebo ich budete importovať hromadne? Aké sú procesy importu a exportu pre dva systémy? Ak tieto detaily nevyriešite v predstihu, môžete si zavariť na časovo náročný a nákladný migračný proces.
AKO SA TOMU VYHNÚŤ: Vyhraďte si na proces migrácie dostatok času a personálnych zdrojov. Pred importom do nového systému nezabudnite vyčistiť a usporiadať svoje dáta a správne formátovať dáta či súbory. Najprv skúste migrovať niekoľko produktov alebo zákazníkov. To vám poskytne predstavu o tom, čo tento proces znamená, aby ste potom mohli naplánovať zvyšok.
2. Zaviažete sa v dlhodobých (a nepružných) zmluvách
Pevné, dlhodobé zmluvy (z ktorých väčšina vyžaduje platbu vopred) vás môžu zviazať, ak sa ukáže, že zvolené riešenie je pre vaše podnikanie nevhodné. Nehovoriac o tom, že dnešné maloobchodné prostredie vyžaduje, aby sa obchodníci rýchlo prispôsobili zmenám, a uzavretie pancierovej zmluvy by mohlo obmedziť obratnosť a rast.
AKO SA TOMU VYHNÚŤ: Vyberte si POS založený na predplatnom, ktorý vám uľahčí rozširovanie (alebo zužovanie) v závislosti na vašich potrebách. Ak zistíte, že to nie je pre vaše podnikanie to najvhodnejšie, môžete ho vždy prepnúť s minimom komplikácií. Pripadne si môžete vybrať i systém bez viazanosti (napríklad iKelp POS Mobile – pokiaľ sa z nejakého dôvodu rozhodnete prestať ho využívať, dobitý kredit vám bude vrátený formou dobropisu).
3. Rozhodujete sa výhradne podľa ceny
Je v poriadku chcieť nákladovo efektívny POS. Ubezpečte sa však, že sa cenovým kompromisom nepripravujete o dôležité funkcie. Lacný a nekvalitný pokladničný systém nemusí obsahovať podstatné funkcie a funkcie potrebné pre prevádzkovanie maloobchodu schopného konkurencie. Výber najlacnejšej možnosti vám môže ušetriť trochu peňazí, no čas, ktorý strávite riešením nedostatkov systému, sa vám môže v dlhodobom horizonte veľmi predražiť.
Dávajte si pozor aj na to, či má výrobca dodatočnú sieť servisných partnerov/konzultantov, či je súčasťou vášho balíčka aj telefonická podpora a podpora cez vzdialenú správu. Môže sa totiž stať aj to, že tieto služby bude výrobca poskytovať za vysoký príplatok, a teda mimo vašich zaplatených služieb.
AKO SA TOMU VYHNÚŤ: Vytvorte si zoznam základných funkcií, ktoré potrebujete (alebo možno potrebujete), a potom preskúmajte riešenia, ktoré spĺňajú vaše „nutné“ požiadavky. Týmto spôsobom nerobíte kompromisy, pokiaľ ide o významné časti vášho POS. Uvedomte si, že možno budete musieť minúť trochu viac za špičkový systém – preto nastavte realistický rozpočet a zobrazte svoj POS systém ako investíciu, ktorá pomôže vašej firme rásť a zostať konkurencieschopnou.
4. Kupujete nový POS len na základe aktuálnych požiadaviek (skôr než na základe budúcich potrieb)
Nový systém POS vyžaduje určitú investíciu – teda chcete „stálicu“, nie niečo, čo budete musieť za pár rokov vymeniť. Bohužiaľ, presne to sa môže stať, ak vyberiete POS, ktorý zodpovedá vašim okamžitým požiadavkám, ale nie vašim dlhodobým alebo potenciálnym potrebám.
AKO SA TOMU VYHNÚŤ: Nebuďte krátkozrakí. Vyberte si riešenie, ktoré bude držať krok s vaším rastom a budúcimi plánmi. Premýšľajte o tom, kam chcete, aby vaše podnikanie smerovalo, a presvedčte sa, že vaše nové riešenie zodpovedá vašim cieľom. Začnite tým, že uvediete možnosti, ktoré teraz máte, a funkcie, ktoré potrebujete. Týmto krokom bude hľadanie nového POS oveľa ľahšie a nebudete musieť plytvať energiou na systémy, ktoré sa pre vašu firmu nehodia.
5. Prehliadate problémy s kompatibilitou
Ak neplánujete nahradiť všetok svoj maloobchodný hardvér aj softvér naraz, mali by ste si nájsť čas na preverenie, či je POS systém kompatibilný s vaším existujúcim vybavením a programami. Poslednou vecou, po ktorej túžite, je zakúpenie nového systému, o ktorom nakoniec zistíte, že nefunguje s technológiami, ktoré už máte.
AKO SA TOMU VYHNÚŤ: Vytvorte zoznam svojho aktuálneho hardvéru a softvéru a zistite, či budú fungovať s vaším novým POS. V prípade, že ich nemožno integrovať, obráťte sa na svojho poskytovateľa ohľadom vašich možností. Potrebujete nahradiť existujúce technológie? Aké sú na to náklady? Než učiníte finálne rozhodnutie, odpovedzte si na tieto otázky.
6. Nezohľadňujete „skryté“ náklady nového POS
Licenčné poplatky alebo poplatky za predplatné nie sú jedinými nákladmi, ktoré vzniknú s novým POS. Musíte tiež zohľadniť náklady na údržbu, školenia a spracovanie platieb. Ak sa vám tieto výdavky nepodarí účtovať, môžete nakoniec zaplatiť viac, než ste pôvodne plánovali.
AKO SA TOMU VYHNÚŤ: Pokiaľ ide o náklady na váš nový POS, majte na pamäti všetky s tým spojené výdavky. Popri nákladoch na samotný softvér ide o položky, ako sú:
• Inštalačné poplatky
• Ďalšie registre
• Hardvér a softvér
• Náklady na migráciu
• Údržba
• Spracovanie platieb
7. Zohľadňujete iba technické vlastnosti POS riešenia
Riešenie POS ponúka viac než len funkcie a možnosti. Veci, ako sú technická podpora či integrácia partnerov spoločne prispievajú k vášmu pozitívnemu či negatívnemu zážitku zo spolupráce s predajcom. Ak ich zanedbáte a budete sa sústrediť len na technické vlastnosti riešenia, môžete minúť ďalšie skvelé spoločnosti – alebo ešte horšie, uviaznuť u dodávateľa, s ktorým vo finále nebudete spokojní.
AKO SA TOMU VYHNÚŤ: Choďte nad rámec technických ponúk dodávateľa POS a zhodnoťte jeho zákaznícku podporu, vzdelávacie iniciatívy, ale aj firemnú kultúru. Správny predajca neponúka len skvelé riešenie; v ideálnom prípade vám tiež poskytne podporu a zdroje, ktoré potrebujete na zlepšenie vášho maloobchodu – a ktoré sa môžu vyplatiť v dlhodobom horizonte.