Efektívna prevádzka modernej reštaurácie nie je možná bez správnych nástrojov. Ak ste ešte nikdy nepoužívali POS systém, poradíme vám, ako si vybrať ten správny. Predstavíme vám základné typy, ako aj funkcie, ktorými by mal reštauračný POS systém disponovať.
Softvér: cloudový alebo on-premise?
Najvýznamnejším rozdielom, ktorému treba rozumieť, je odlišnosť medzi cloudovým softvérom a softvérom on-premise. Tieto dva termíny opisujú základnú technológiu, ktorá sa používa na vytváranie týchto rozdielnych typov softvérov. Môže to znieť zložito, ale v skutočnosti je to celkom jednoduché.
On-premise POS softvér je nainštalovaný v počítači, ktorý je fyzicky umiestnený vo vašej reštaurácii. Je doslova v priestoroch vašej firmy. Ide o dosť zastaraný spôsob vytvárania a nákupu softvéru, no niektorí obchodníci ho stále preferujú.
Tu je niekoľko ďalších vlastností, ktoré sú pre softvér on-premise príznačné:
- Nákladný. Licencie na softvér sa pohybujú v stovkách eur. Navyše ak budete chcieť získať prístup k najnovším funkciám, je nevyhnutné kúpiť si každú novú verziu, ktorá vyjde.
- Komplexná aktualizácia. Softvérovému systému obvykle chýba použiteľnosť nového softvéru, v dôsledku čoho je inštalácia aktualizácií zložitým procesom.
- Technická podpora nie je zahrnutá. Ak chcete zákaznícku podporu, očakávajte, že si buď vopred kúpite balíček hodín podpory, alebo zaplatíte za akúkoľvek pomoc, ktorú budete potrebovať.
- Zákazník znáša všetky riziká výpadkov hardvéru, ktoré by mohli spôsobiť poškodenie databáz. Znovuobnovenie systému pri výpadku obvykle trvá dlhšie (vzhľadom na čas potrebný na fyzický príchod technika a samotné odstránenie problému).
Alternatívou je cloudový softvér. Ten je umiestnený v rade serverov v offsite dátovom centre (prevádzkuje ho predajca alebo si ho prenajíma od inej spoločnosti). Pokiaľ váš softvér hosťuje „na cloude“, môžete sa k nemu dostať kedykoľvek a takmer na akomkoľvek zariadení, stačí mať pripojenie na internet.
Spomeňme niektoré špecifiká týkajúce sa softvéru založeného na cloude:
- Cenovo dostupný. Zvyčajne ho uhrádzate formou mesačného predplatného. A práve vďaka nízkemu mesačnému poplatku sú tieto POS systémy dostupné pre obchodníkov, ktorí si nemôžu dovoliť počiatočné náklady na softvér on-premise.
- Jednoduché aktualizácie. Vzhľadom na to, že za softvér platíte mesačne, obvykle sú do tejto ceny zahrnuté i nové verzie a napríklad aj zabezpečenie dát. Navyše nemusíte udržiavať vlastný server.
- Zahrnutá technická podpora. Ďalšou veľkou výhodou cloudového softvéru je, že obyčajne obsahuje zákaznícku podporu ako súčasť nákladov na predplatné softvéru.
- Dátové centrum je monitorované, aplikácie sú udržiavané z hľadiska funkčnosti a dodržiavania platnej legislatívy, použité hardvérové technológie sú na vysokej úrovni. Softvér založený na cloude je teda na rozdiel od prevádzkovania aplikácie „u seba“ bezpečnejším a spoľahlivejším riešením.
V prípade väčšiny majiteľov reštaurácií, predovšetkým tých menších a stredných, prevyšujú výhody cloudového POS riešenia akékoľvek marginálne výhody vyplývajúce z používania softvéru on-premise. A práve preto považujeme cloudový variant za vašu logickú prvú voľbu.
Hardvérové vybavenie
Ďalšou veľkou výhodou cloudového POS je hardvér, na ktorom funguje a s ktorým ho používate. Softvér on-premise obvykle funguje na hardvéri, ktorý je drahý a tzv. proprietárny. Obrovské POS terminály s dotykovou obrazovkou, ktoré vidíte v reštauračných sieťach, sú skvelým príkladom. Ak sa u vás vyskytne akýkoľvek problém s týmto hardvérom, budete musieť zavolať konkrétnu opravársku službu alebo objednať nové vybavenie. No kým dorazí, môže to trvať niekoľko dní. Nuž a keď nemáte funkčný systém predaja, je ťažké podnikať.
Cloudové POS systémy však zvyčajne fungujú na štandardnom hardvéri, ktorý si môžete kúpiť v bežnom obchode s elektronikou. Najčastejším príkladom je tablet. Niektoré riešenia sa nachádzajú aj vo vašom prehliadači a je možné použiť ich v notebooku, stolnom počítači alebo telefóne. Výhodou je, že nový hardvér je vždy poruke, obvykle je naozaj cenovo dostupný a má sklon byť používateľsky prívetivejší a spoľahlivejší.
Okrem tabletu alebo počítača, ktoré budú fungovať ako váš terminál (oblasť, kde obsluha čaká na objednávky a tlačové kontroly), by ste mali zvážiť aj nasledujúce zariadenia:
- Platobný terminál. Zvoľte možnosť, ktorá vám umožní prijímať čo najširšiu škálu platobných metód, napríklad transakcie kreditnou a debetnou kartou, bezkontaktné platby a darčekové karty. Obvykle má zabudovanú aj tlačiareň účteniek. Alternatívou je mobilná pokladnica so zabudovaným terminálom.
- Kuchynská tlačiareň. Umožňuje zaslať vášmu kuchynskému personálu objednávku, pričom tá sa rovno vytlačí. Tým sa skráti čas potrebný na začatie vybavovania objednávky a zabráni sa chybám spôsobeným napríklad chaotickým rukopisom personálu.
- Kuchynský displej. Funguje na rovnakých princípoch ako kuchynská tlačiareň. Rozdiel je v tom, že objednávka nebude na papieri, ale na obrazovke.
V závislosti od druhu prevádzky môže byť pre vás užitočné aj nasledujúce vybavenie:
- Samoobslužný kiosk. Zákazníci si pomocou neho môžu vytvoriť objednávky sami. Odbremeňuje to váš personál a zároveň dokážete obslúžiť viac hostí naraz.
- Bufetový vyvolávací systém s výdajným displejom. Pokiaľ sa chystáte prevádzkovať podnik bufetového typu, ide o skvelý spôsob, ako zefektívniť procesy. Funguje to jednoducho. V režime výdajového okienka sa pri každej objednávke vytlačí na účtenke aj poradové číslo, na základe ktorého zákazník sleduje stav svojej objednávky na displeji.
Je dôležité uvedomiť si, že pravdepodobne si môžete vystačiť s jednou kuchynskou tlačiarňou alebo kuchynským displejom, možno však budete chcieť viac POS terminálov a čítačiek kariet. Ak máte veľkú reštauráciu alebo samostatný bar a reštauračné priestory, vášmu tímu to môže zjednodušiť život a vám to zrejme pomôže pracovať efektívnejšie.
Zdroj: blog iKelp POS Mobile
Funkcie reštauračného systému
Keď už sme si prešli zastrešujúce softvérové a hardvérové komponenty, je čas ponoriť sa do špecifických funkcií, ktoré musí mať akýkoľvek vysokokvalitný reštauračný POS systém.
Mobilný čašník
Promptnosť je v reštauračných službách všetkým. Ak nemôžete ponúknuť rýchle a priateľské služby, potom vaši hostia začnú tráviť piatkové večery inde. Čím rýchlejšie môžu čašníci zadať objednávku, tým rýchlejšie ju kuchári môžu začať pripravovať. V tomto smere je na prácu v teréne ideálny tzv. Mobilný čašník. Ide o aplikáciu, ktorú máte nainštalovanú v telefóne alebo tablete, takže ju môžete mať stále poruke. Požiadavky svojich hostí s ňou vybavíte odkiaľkoľvek a veľmi rýchlo. Dôležité je, aby mala prehľadné a ľahko čitateľné rozloženie. Nájdenie konkrétnych pokrmov a nápojov by malo byť rýchle.
TIP: Vyskúšajte aplikáciu iKelp POS Mobile. Jednoduché ovládanie a superrýchla obsluha sú zárukou spokojnosti vašich zákazníkov.
Správa zásob vytvorená pre reštaurácie
Jednou z chýb, ktorých sa dopúšťajú niektorí noví majitelia reštaurácií, je výber POS systému, ktorý je síce pre maloobchodníkov výhodnejší, no chýbajú mu funkcie špecifické pre reštaurácie. Nikde to nie je viditeľnejšie než v prípade nástrojov určených na správu inventára. Uistite sa, že váš systém obsahuje funkcionality, ktoré vám pomôžu spravovať pokrmy a nápoje a nie maloobchodné produkty, a to napriek tomu, že môžu mať niečo spoločné.
Hľadajte napríklad nasledujúce:
- Funkcia suroviny/ingrediencie. Pomocou nej spravujete zásoby potrebné na vaše pokrmy sledovaním jednotlivých zložiek použitých pri ich výrobe. Napríklad sendvič je možné spravovať pomocou množstva mäsa, syra, chleba, zeleniny a zálievok určených na jeho prípravu.
- Zmeniť poradie spúšťačov. Umožňuje vám nastaviť upozornenia, ktoré vám pripomenú, aby ste pri nízkom stave konkrétnej položky alebo položiek doobjednali zásoby. Vďaka tomu si perfektne zaistíte, že budete mať vždy to, čo potrebujete na výrobu najobľúbenejších jedál a nápojov.
- Hromadné aktualizácie. Namiesto pridania alebo aktualizácie inventára podľa jednotlivej položky alebo zložky vám hromadné aktualizácie umožnia realizovať zmeny viacerých zložiek naraz pomocou súboru CSV.
- Jednoduchá a rýchla inventúra. Uľahčuje kontrolu zásob, dáva automatické odporúčania a reporty, zameriava sa na kľúčové rozdiely, takže nemusíte prechádzať stovky položiek
Ostatné moderné a praktické funkcie a aplikácie
Reštauračné systémy dnes ponúkajú množstvo doplňujúcich funkcionalít, ktoré neodmysliteľne patria k moderným gastroprevádzkam. Okrem vyššie spomínaných určite stoja za zmienku aj nasledujúce funkcie a aplikácie:
- Inteligentný stôl. QR kód umiestnený na stole výraznou mierou prispieva k efektívnemu chodu prevádzky. Ide o pohodlný spôsob zobrazovania vašej ponuky (ktorá sa dá podľa situácie a potreby ľahko aktualizovať – na rozdiel od vytlačeného jedálneho lístka), privolania obsluhy či vyžiadania účtenky. Zákazníkovi umožňuje aj okamžitú platbu.
- Objednávkový online systém. Využijete ho, keď chcete robiť rozvoz. Stačí si nainštalovať aplikáciu Donáška do akéhokoľvek zariadenia, aktivovať účet, nahrať jedlá a nápoje a umiestniť tlačidlo s odkazom na jedálniček na svoj web alebo facebookový profil. Môžete ju prepojiť aj s donáškovými portálmi, ako sú napríklad Bolt a Wolt.
- Aplikácia Kuriér. Vďaka nej si váš šofér zoradí objednávky v telefóne či tablete podľa naplánovanej trasy, spustí navigáciu a automaticky sa mu vyplní adresa miesta doručenia. Zákazníkovi môže zavolať jedným kliknutím.
- Vernostné systémy. Pomocou nich získate vlastnú databázu zákazníkov, môžete sledovať nákupné zvyklosti a robiť cielený marketing na podporu predaja.
- Funkcia zameraná na nastavovanie a poskytovanie zliav, kupónov a akcií vám umožní prilákať nových zákazníkov a udržať si tých stálych.
Tip na záver
Investícia do hardvérového a softvérového vybavenia je pre efektívne fungovanie podniku nevyhnutnosť. Nie je však potrebné, aby ste si ho kupovali. Možnosťou je aj prenájom, ktorý má viacero výhod, najmä ak si hardvér spolu so softvérom prenajmete od jedného predajcu. Znížite počiatočné náklady, máte záruku kompatibility a za funkčnosť zodpovedá prenajímateľ, ktorý vám v prípade potreby dokáže rýchlo poskytnúť technickú pomoc. Viac o plusoch prenájmu sa môžete dočítať v našom článku Nekupujte drahý pokladničný systém, prenajmite si ho lacno a výhodne.