Nastavenia kalendára pre zamestnancov s nepravidelnou dochádzkou

V tomto návode Vám vysvetlíme, akým spôsobom je možné nadefinovať pracovný kalendár zamestnancom, u ktorých nie je možné tento kalendár jednoznačne nadefinovať. 

Opis, modelová situácia

Jedná sa o pracovníkov, ktorý nemajú presne definovaný pracovný cyklus, a k definovaniu zmeny na mesiac dochádza spravidla na začiatku mesiaca podľa určitých pracovných dohôd. Jedná sa hlavne o vrátnikov, zdravotné sestry v nemocničných prípadne opatrovateľských zariadeniach a pod., ktorí majú zvyčajne definovaný týždenný fond, ale pracujú v dvanásť, prípadne viac či menej hodinových pracovných intervaloch.

Vrátnici majú 11,5 hod. pracovný fond, ktorý majú odpracovať, pričom majú nárok na 0,5 hod prestávku. Pracujú buď na dennej, alebo nočnej zmene. Denná je v čase od 07:00 do 19:00 a nočná 19:00 - 07:00 nasledovného dňa a pracuje sa cez víkendy a sviatky. Potrebujeme sledovať, či daný zamestnanec prišiel a odišiel v čase kedy mal, a koľko hodín skutočne odpracoval na základe definovaných pravidiel, pričom týždenný fond zamestnanca je 37,5h. Práve na základe týždenného fondu budeme definovať pracovný kalendár pre zamestnancov a sledovať jeho dochádzku.

Popis riešenia

Modelový scenár opíšeme na konkrétnom príklade vrátnikov, ktorí ako už bolo spomenuté chodia v určitých vopred dohodnutých intervaloch na základe ktorých ale nie je možné nadefinovať pracovný cyklus, lebo tento je viac menej náhodný.

Nastavenie zmeny

Nakoľko je potrebné sledovať, či zamestnanec prišiel a odišiel v čase na to určenom, a podľa dohody má prísť najskór pol hodiny pred začatím zmeny a rovnako tak aj odísť, na tento účel mu nastavíme pevnú pracovnú pracovnú dobu. (Nastavenie pracovnej doby je možné prispôsobiť aktuálnym podmienkam v spoločnosti. O jednotlivých nastaveniach zmien a ich schém sa dočítate v článku Základné nastavenia zmeny.)

Keďže zamestnanci pracujú na dennej a nočnej zmene, nadefinujeme dve zmeny(typ schémy - Pevná pracovná doba):

• Vrátnici 11,5h Denná (skr. napr. V115d)
• Vrátnici 11,5h Nočná (skr. napr. V115n) 

pričom norma bude definovaná na 7,5h, čo spĺňa týždenný pracovný fond 37,5h. Okrem toho je však ešte potrebné nadefinovať zmenu aj na sviatok a víkend kde bude rovnako definovaná norma 7,5h:

• Vrátnici - Platený sviatok (typ schémy - Platený sviatok, skr. napr. PS115) - zmena budeme definovať na sviatok.
• Vrátnici - Voľno (typ schémy - Voľný pracovný deň, skr. napr. V115) - zmena definovaná na víkend.

Po nadefinovaný jednotlivých zmien je potrebné nadefinovať alternatívne zmeny, aby aplikácia vedela správne vyhodnotiť snímanie v danom dni. Na dennej zmene bude ako alternatívna zmena nadefinovaná nočná a opačne. Na sviatok a víkend bude ako alternatívna zmena definovaná denná aj nočná zmena.

Nastavenie pracovného kalendára

Ak už v aplikácii sú definované jednotlivé zmeny a ich základné nastavenia, je potrebné nadefinovať pracovný kalendár, aby aplikácia vedela vyhodnodiť týždenný fond zamestnanca a jednotlivé príchody a odchody správne spracovať. (Bližšie informácie o pracovných kalendároch a ich tvorbe sa dočítate v článku Pracovné kalendáre.) 

• Nadefinovanie pracovného kalendára kliknutím na tlačidlo K na nástrojovej lište alebo cez nastavenia aplikácie.
• Vytvoriť nový pracovný kalendár (pomenovaný napr. Vrátnici).
• Pri definovaní dní, na ktoré sa budú definovať zmeny vybrať aj sobotu a nedeľu.
• Na pracovné dni nadefinujeme štandardnú zmenu Vrátnici 11,5h Denná. (Nakoľko pri definíci zmien bola k danej zmene nadefinovaná zmena Vrátnici 11,5h Nočná ako alternatívna zmena, v prípade, že aplikácia zistí rozsah snímania v intervale nočnej zmeny, deň sa spracuje podľa nastavení tejto zmeny.)
• Na sobotu a nedeľu sa nadefinuje vytvorená zmena Vrátnici - Voľno.
• V prípade sviatku bude na jednotlivé pracovné dni  nadefinovaná zmena Vrátnici - Platený sviatok.
• V prípade sviatku pripadajúceho na víkend nadefinujte zmenu Vrátnici - Voľno.

Po vytvorení kalendára, je potrebné priradiť kalendár zamestnancom. Pracovný kalendár je možné nadefinovať priamo v nastaveniach zamestnanca, rovnako je však je možné kalendár priradiť aj hromadne. Viac o možnosti sa dočítate v návode Hromadné nastavenie spracovania.

Spracovanie dochádzky

• Ak sú v danom mesiaci evidované snímania, a zamestnanec má priradený kalendár, je možné daný mesiac spracovať.
• Spracovanie vykonáte vo formulári Evidencia dochádzky, ikona D na nástrojovej lište.
• Kliknite na tlačidlo Spracovať.
• V prípade, že bol dodržaný rozsah príchodov a odchodov v rámci nastavenia zmeny, aplikácia jednotlivé dni spracuje a označí ich na zeleno. Ak aplikácia nevie daný deň na základe pravidiel spracovať, označí ho červenou farbou a je potrebné ručné vysporiadanie. (Šedou sú označené dni, v ktorých bolo vykonané snímanie, ale k zaevidovaniu odpracovaného času došlo v predchádzajúci deň. Toto sa týka väčšinou nočnej zmeny.) 
• Zároveň aplikácia podľa nadefinovaného pracovného kalendára vypočíta mesačný plán a vyhodnotí saldo. V prípade, že saldo je v danom mesiaci kladné, zamestnanec dodržal pracovný fond.
• Bližšie informácie a sumár dochádzky zamestnanca je možné skontrolovať kliknutím na tlačidlo Sumár, prípadne vytvorením niektorého z výkazov z časti Rýchle voľby.

 by Ing. Lukáš Krajčír